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"Hemos superado todos los retos gracias al trabajo en equipo y la confianza mutua tras más de 5 años trabajando juntos".
El reto
En AST el proceso de conformación de facturas se realizaba manualmente, por lo que requería una inversión considerable de tiempo y recursos. Supone hacer frente a una cantidad elevada de facturas, lo que ocasiona una gran carga de trabajo que, además, se concentra en un periodo de tiempo muy limitado y, por lo tanto, se convierte en un proceso crítico.
Se estima que se tardaba alrededor de 3 horas sumando todas las acciones necesarias para conformar una factura, incluyendo tiempos de espera, desde que se preparara y se genera su certificado hasta que es firmada y clasificada.
Con el objetivo de ahorrar tiempos y recursos, reducir la complejidad del proceso y reforzar su apuesta por la innovación, AST planteó a hiberus el reto de implantar una solución para automatizarlo. De esta manera, el personal que previamente se encargaba de llevarlo a cabo podría centrarse en tareas de más valor.
Solución
Para hacer frente al reto planteado, hiberus propuso una solución basada en tecnología de robotización y automatización de procesos (RPA).
A continuación, te contamos paso a paso cómo lo hicimos:
Creación del Agile Center
Como en todo proyecto, el primer paso consistió en crear un equipo dedicado. En hiberus lo llamamos Agile Center, cuyo objetivo es ofrecer a los clientes equipos especializados y con amplia experiencia en función de sus necesidades para desarrollar su proyecto. En este caso, se constituyó un Agile Center formado por consultores RPA, arquitectos, desarrolladores y expertos en testing.
Consultoría y análisis
Tras la creación del equipo dedicado, los consultores RPA realizaron una consultoría de procesos que les permitió identificar los datos y sistemas, y diseñar el flujo de los procesos del negocio susceptibles de ser automatizados. A continuación, generaron el documento PDD (documento de levantamiento de procesos) con la definición funcional de requisitos.
Desarrollo del entorno y la solución
Una vez validado el PDD, se empezó a trabajar en la solución de automatización. Solicitaron entornos y licencias, y montaron el entorno de desarrollo y el entorno de producción. Posteriormente, desarrollaron la solución a través de la herramienta de UiPath.
Integración con Portafirmas
El equipo implicado desarrolló la integración con el Portafirmas, la herramienta corporativa para firma utilizada, entre otros, por el proceso de conformación de facturas.
Adicionalmente, se dotó de un sistema de avisos que por defecto no integra la propia herramienta, demostrando la capacidad de adaptación, utilización y extensión de cualquier herramienta a través de la tecnología RPA.
Testing
Para comprobar el correcto funcionamiento de la solución implantada, se ejecutó un Test Plan. Se pasó el robot a producción, pero señalando a los sistemas de preproducción, tanto SAP como Portafirmas. De esta forma, el personal de AST podía probar la tecnología y comprobar su utilidad para el negocio sin que impactara en su actividad diaria.
Implantación y ejecución
Tras la validación, se pasó a la fase de implantación y puesta en producción de la tecnología UiPath. Pero ¿por qué se eligió UiPath como herramienta RPA? No solo es una de las herramientas de automatización y robotización de procesos líderes en el mercado, sino que, además, aporta una gran cantidad de ventajas:
- Tiene una gran capacidad para automatizar procesos complejos y tramitar grandes volúmenes de información
- No requiere de un amplio conocimiento de programación o de manejo de códigos
- Permite realizar escalados a nivel horizontal para reducir el tiempo que tarda en completarse un proceso
- Su desarrollo es muy rápido y se puede adaptar con agilidad a nuevos entornos o prioridades
- Incorpora un sistema de avisos que manda notificaciones cada vez que hay actualizaciones o cambios de estado
- Permite paralizar las ejecuciones de forma ágil (en caso de que sea necesario)
Formación y capacitación
Se generó un manual de usuario con el trabajo conjunto del equipo de hiberus y AST para que los responsables pudieran ejecutar la herramienta sin problemas, independientemente de sus conocimientos en tecnología. En él se incluyeron tanto los pasos que se deben seguir para utilizarla como las directrices para interpretar adecuadamente los resultados.
Asimismo, se llevaron a cabo sesiones formativas para capacitar a los responsables y promover un uso correcto de la herramienta.
El principal objetivo de esta capacitación era que los usuarios fueran completamente autónomos para utilizar y configurar la mayor parte de las modificaciones posibles en la aplicación.
Mantenimiento y evolutivos
Es habitual que, después de ejecutar y poner en producción una solución, surjan nuevas necesidades que hay que cubrir. Por ello, el equipo de hiberus comenzó un proceso de evolutivos para seguir mejorando la herramienta y adaptarla a las nuevas demandas del cliente.
CLAVE DEL ÉXITO
Víctor Sánchez, Service Manager, también ha destacado la mutua colaboración entre el cliente y el equipo como factor determinante del éxito del proyecto:
«Ha habido una gran colaboración entre ambos equipos. En todo momento hemos ido de la mano con el cliente y nos hemos alineado a sus objetivos de innovación. La clave del éxito se sustenta en tres pilares principales: primero, la capacitación y expertise tecnológico de nuestro equipo RPA; segundo, el amplio conocimiento de cliente y del negocio, merced a los más de 12 años desempeñando el servicio de mantenimiento de aplicaciones de Gobierno de Aragón; y, tercero, la capacidad y el conocimiento de las herramientas corporativas, que ha permitido aprovechar la sinergia entre distintos equipos de hiberus para solventar las dificultades surgidas».
Resultados
Los resultados obtenidos demuestran el éxito del proyecto:
- Entre noviembre y diciembre, se estima que se habrán conformado más de 500 facturas. Esta cifra supone un incremento del 60 % respecto al mismo periodo del año anterior.
- El tiempo invertido en generar una factura ha pasado de 10 minutos a 2 minutos, lo que se traduce en una reducción del TMO del 80 %. Se estima que, en los próximos 3 años, la implantación de este robot suponga un ahorro de 504 horas de trabajo manual.
Gracias a esta herramienta, también se ha conseguido:
- Relanzar facturas con mayor agilidad y flexibilidad
- Eliminar los errores humanos
- Ahorrar tiempo y recursos
- Multiplicar por cinco la velocidad del proceso
- Recuperar rápidamente la inversión
- Aumentar la productividad del personal
- Llegar en forma y tiempo a los objetivos de facturación
- Liberar a las personas de tareas repetitivas de poco valor
En palabras del responsable del proyecto en AST:
«Este proyecto piloto de automatización mediante RPA nos ha permitido sobre todo entender las capacidades de esta tecnología en procesos con un alto volumen de tareas repetitivas propensas al error humano, así como posibles casos de uso en la administración, con objeto de poder ofrecer desde AST servicios basados en esta tecnología al resto de Departamentos y Organismos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón.
En el caso concreto de la conformación de facturas de AST, la robotización nos ha llevado a revisar el proceso y a introducir y redefinir algunas reglas que han ayudado a la automatización y a mejorar la información que hasta ahora recibíamos todos los implicados en el proceso, lo que nos ha permitido a su vez trabajar de manera más ágil y ordenada. Asimismo, la reducción de los tiempos nos ha permitido gestionar en los plazos requeridos el alto volumen de facturas que habitualmente se concentra hacia el cierre del ejercicio, en este caso unas 500 facturas en un plazo aproximado de 15 días, lo cual resultaba imposible conseguir en ejercicios anteriores sin establecer excepcionalidades al proceso habitual de conformación.
La mayor dificultad encontrada ha sido a la hora de configurar los accesos necesarios para el robot a los distintos sistemas.
Destacar finalmente la facilidad de uso del robot, gracias al orquestador, y la satisfacción total de los usuarios, a pesar de las lógicas reservas iniciales sobre el resultado final del proyecto».