Sharepoint de Microsoft. Herramientas de colaboración en equipo

Digitalización del entorno de trabajo con Sharepoint

Sharepoint es la plataforma de Microsoft, colaborativa, de trabajo versátil y escalable, diseñada para mejorar el trabajo en equipo.

Aumenta la productividad del personal en tu empresa mejorando la colaboración y promoviendo la involucración de todos los miembros, creando entornos de trabajo seguros a través de portales colaborativos como una Intranet. La plataforma ideal para compartir contenidos e ideas de forma rápida y eficiente. Permite acceder a los documentos desde cualquier lugar y momento, pudiendo editar y crear contenido desde cualquier navegador en tiempo real y de manera simultánea.

En Hiberus somos partners de Microsoft y contamos con un área especializada en Sharepoint, con expertos con más de 10 años de experiencia en proyectos para mejorar las gestiones internas de las empresas.

Ventajas de Sharepoint para tus equipos.

Sharepoint permite colaborar en la edición de documentos entre varios usuarios, creando grupos de trabajo personalizados. Facilitando y simplificando el intercambio de información.

Agiliza tareas
Automatiza procesos utilizando flujos de trabajo para ahorrar tiempo y costes. Gestiona tareas y proyectos con Planner o Project. Sincronizado con Outlook.

Administración sencilla
Consulta las vistas previas de los documentos, revisa con qué usuarios están compartiendo, cuándo fue editado el documento por última vez y por quién.

Optimiza y dinamiza el trabajo en equipo
Comparte datos, archivos, noticias y recursos en tiempo real.

Almacena datos
Recopila y almacena archivos de forma automática.

Renovación completa del sistema de gestión informático (obras, personal, incidencias...)

Portal empleado y noticias, listas proyectos, portal de absentismos...

Desarrollo a medida para la gestión de contratos, facturas e informes.

Gestión de ciclo de vida de productos, documentación de tiendas y proveedores.

Migramos el Sharepoint on-premise del Ministerio de Fomento y modernizamos de sus aplicaciones

Implantamos Sharepoint como intranet corporativa donde los usuarios tiene acceso a toda la información de la compañía

Construimos un portal de marketing atractivo y dinámico para los empleados migrando los contenidos de su anterior portal

Desarrollamos el portal de trabajo para su red de más de 300 tiendas ubicadas por toda España.

Una experiencia totalmente nueva y simplificada

Sharepoint te permite crear un entorno cooperativo de trabajo donde el empleado tiene acceso a toda la información de la compañía, con jerarquización por roles y automatización de procesos que antes se hacían manualmente.

Cuenta con Herramientas de inteligencia empresarial (PerformancePoint, PowerPivot, Visio) y está integrado con los sistemas empresariales, aplicaciones de ofimática y de colaboración de Microsoft. (Power Apps, Flow, Power Bi.)

Comunicación Interna

Sharepoint es una plataforma de comunicación unificada para que los equipos estén conectados.

Desarrollo de portales colaborativos, Intranet y Extranet totalmente integrados con la identidad corporativa, desarrollando la faceta social a través de sitios personales, blogs y las redes sociales de Microsoft Office 365.

Mejor conocimiento de la organización al compartir información como los valores de la empresa, misión, principios…
Genera a los empleados la sensación de pertenencia a una comunidad.
Agiliza cualquier proceso al poder consultar información directamente en el portal.
Mejora la comunicación interna al facilitar información entre los miembros de la empresa, mejorando así también la relación entre la empresa y sus empleados.
Posibilidad de actualizar continuamente la información, por su rapidez y sencillez.

Gestor Documental

Clasificación, seguridad y búsquedas inteligentes.

Control de versiones: permite ver qué cambios se han producido en los documentos, número de versiones, quién y cuándo realizó el cambio y ver y/o restaurar cualquier versión anterior.
Protección y desprotección: permite la edición de un documento para un usuario concreto.
Coautoría: permite editar un mismo documento por varios usuarios al mismo tiempo, ver lo que otros usuarios están modificando “en vivo”, o ver los cambios que se han producido al actualizar el contenido.
Bibliotecas de documentos: permite buscar, filtrar, ordenar y agrupar archivos por metadatos para ver la documentación que necesitas.
Alertas: permite la suscripción a alertas para que ante cualquier cambio en una biblioteca o archivo, se reciban correos electrónicos automáticos que informan del cambio.

Gestión de procesos

Utilizamos todas las herramientas que ofrece la plataforma para gestionar tareas, procesos, realizar trámites y solicitudes de una forma muy sencilla, desde cualquier dispositivo.

Envío de correo al tramitar un pedido: el simple hecho de cambiar una propiedad de un pedido (marcarlo como enviado) desencadena acciones automáticas, como el envío de correos.
Seguimiento de un proceso legal: procesos con tareas anidadas. Cuando el usuario finaliza una tarea, el proceso asigna automáticamente la siguiente al usuario correspondiente, evitando errores humanos y pérdida de información.
Aprobación de facturas de compra: el motor de flujos de trabajo proporciona conexiones vía API/REST (servicios web) con cualquier herramienta que exponga una capa de conexión como Dynamics 365.

Implementación a medida.

En Hiberus ponemos al alcance de las empresas los servicios de implementación y desarrollo necesarios para construir una plataforma de colaboración avanzada, en cualquiera de sus distintas versiones, que se adapte perfectamente a los objetivos de tu negocio y te acompañamos durante todo el proceso de cambio.

Hacemos que las tareas comunes, como crear y editar un documento, editar listas en línea, compartir información y automatizar procesos, sean más sencillas que nunca.

Somos uno de los principales proveedores de Microsoft a nivel nacional.

Modern Workplace

Modern Workplace es la plataforma de Office 365, que reúne todas las aplicaciones de productividad empresarial, servicios en la nube y seguridad avanzada para digitalizar tu empresa

Unifica todas las herramientas de colaboración (Teams, Sharepoint y OneDrive) en un único sentido para realizar trabajos de almacenamiento de documentos, colaboración, uso compartido y colaboraciones.

Qué es y para qué sirve SharePoint

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SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el trabajo en equipo. Está formada por una serie de productos y elementos de software que incluye funciones de colaboración, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos.

Características de SharePoint

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Creación sencilla de portales intranet y extranet.

Versiones on-premise o en entornos cloud (Office 365 - SharePoint on line).

Entorno colaborativo para los distintos miembros de una organización.

Gestión documental y de contenidos intuitiva, de forma regulada y conforme a las normativas.

Potente motor de búsqueda (contenidos, información, personas...).

Modelado de procesos de negocios y flujos de trabajo de forma sencilla (aprobación de gastos, solicitud de vacaciones, etc.).

Opción de añadir funcionalidades específicas para el cliente, gracias a su entorno de desarrollo .NET.

SharePoint vs OneDrive ¿Cuál es la diferencia?

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OneDrive es una buena solución si solo desea almacenar archivos, hacer copias de seguridad y administrarlos de manera básica.
Las funciones de SharePoint permiten el trabajo conjunto en archivos específicos y de tu organización, la creación de listas de tareas y flujos de trabajo. También permite una organización de archivos mucho más avanzada y la creación de un sistema de acceso a cada uno de ellos.
La gran diferencia de ambas herramientas radica en que OneDrive supone tener nuestro espacio personal en la nube.

SharePoint es una biblioteca de documentos empresarial, es decir, es el espacio que la empresa ha habilitado para que los usuarios de la organización puedan navegar, consumir, editar, compartir y llevar a cabo diferentes funcionalidades dependiendo de los permisos que tengan.

1.Con SharePoint se puede tener seguridad compartida, es más sencillo controlar los permisos de acceso y la seguridad. Al utilizar un sitio compartido, estos usuarios pueden aprovecharse de los permisos establecidos por el administrador y evitar el esfuerzo adicional de administración de permisos en OneDrive para la Empresa.

2.Una de las funcionalidades de SharePoint son los flujos de trabajo para la aprobación de documentos, que ayudan a mejorar los procesos de tratamiento de la documentación, la visibilidad de esta y pueden ayudar a los usuarios a realizar su trabajo diario de producción/aprobación de documentos.

3. Gestión Avanzada de la Información. SharePoint proporciona dos herramientas clave para que los documentos sean más fáciles de encontrar y de clasificar para flujos de trabajo o formato condicional: tipo de contenido y metadatos en forma de columnas.

4. Vistas compartidas. Se pueden crear múltiples vistas para procesar documentos y organizarlos en órdenes de clasificación y filtros. Esto puede mejorar enormemente la navegación de las colecciones de documentos.

5. Estilos personalizados. Se puede cambiar el aspecto y personalizar SharePoint como se quiera para proporcionar diferentes experiencias de usuario en la gestión de documentos. Desde búsquedas personalizadas hasta la adición de formato condicional a una biblioteca basado en valores de campos de metadatos.

6. Listas conectadas y relacionadas. Se puede crear en SharePoint listas conectadas entre sí o que se puedan relacionar por los metadatos de los documentos. Tener esto en la misma ubicación que los documentos relacionados es un beneficio que debe ser considerado cuando las listas se aplican a una necesidad de negocio específica.

7. Mejora del cumplimiento normativo. Eso puede que no sea tan interesante para los usuarios finales, pero es de suma importancia para la organización.

Por qué crear tu intranet con SharePoint

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Con SharePoint puedes acceder a todo tipo de información en el portal del empleado en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Su uso es muy completo y sencillo, puedes ver todos los detalles de la creación y edición de cualquier archivo. Su implementación es muy fácil y rápida; los tiempos se ven notablemente reducidos al ser una solución completa y paquetizada.

Ofrece una interfaz atractiva y usable para sus usuarios, adaptable a todo tipo de dispositivos.
Permite crear grupos de trabajo personalizados y editar documentos entre varios usuarios, mejorando así la comunicación interna de la empresa y la participación.

Su modo de trabajo offline también permite seguir trabajando en los archivos cuando no se disponga de conexión a Internet.