Información sobre privacidad del Summer Fest

1. Información general sobre protección de datos.

Responsable del tratamiento y Delegado de Protección de Datos

El responsable del tratamiento de los datos personales es HIBERUS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN, S.L. (en adelante, «Hiberus TI»), con domicilio en Paseo Isabel la Católica nº 6, 50009 Zaragoza (España) y NIF B-99344319.

Para cualquier cuestión relacionada con la protección de datos personales, puede contactar con el Delegado de Protección de Datos (DPD) a través del correo electrónico dpo@hiberus.com.

La inscripción al Summer Fest y la recogida de los datos personales necesarios para su gestión se realizarán mediante uno o varios formularios de Microsoft Forms, que podrán dirigirse, según corresponda, a personas trabajadoras, familiares, clientes, personas invitadas y artistas.

Finalidad del tratamiento

Los datos personales serán tratados para gestionar la inscripción y participación en el Summer Fest, la organización del transporte, las reservas y el alojamiento, el registro en los establecimientos hoteleros, la atención de incidencias y, cuando corresponda, la prestación de los servicios de catering, accesibilidad, asistencia y Kids Club. Estas finalidades podrán afectar, según proceda, a personas trabajadoras, familiares, clientes, personas invitadas y artistas.

No se utilizarán sus datos para ninguna otra finalidad distinta de la aquí descrita.

Legitimación

Las bases jurídicas aplicables dependerán de cada finalidad:

La organización y gestión del Summer Fest, incluidos la inscripción, el transporte, las reservas y el alojamiento, se basa en la ejecución de las medidas y servicios solicitados por la persona participante, conforme al artículo 6.1.b del RGPD.
Los establecimientos hoteleros tratarán los datos legalmente exigidos para el registro de las personas alojadas, conforme al artículo 6.1.c del RGPD y al Real Decreto 933/2021.
La entrega anticipada de datos para agilizar el check-in y el tratamiento de fotografías y grabaciones se basan en el consentimiento de la persona interesada. En el caso de menores de 14 años, el consentimiento deberá ser prestado por quien ejerza su patria potestad o tutela. Asimismo, el tratamiento de datos relativos a la salud se basa en el consentimiento explícito de la persona interesada o, cuando se trate de un menor de 14 años, de quien ejerza su patria potestad o tutela, conforme a los artículos 6.1.a y 9.2.a del RGPD.

Datos tratados

Nombre y apellidos; tipo de documento identificativo; número completo del documento; nacionalidad; fecha y lugar de nacimiento; fecha de expedición y, cuando proceda, número de soporte del documento; teléfono; correo electrónico; país de residencia; relación de parentesco con la persona trabajadora; y demás datos estrictamente necesarios para la gestión del viaje, el alojamiento y el evento.

Datos relativos a intolerancias, alergias y necesidades especiales

Para gestionar adecuadamente el catering y atender posibles necesidades de accesibilidad o asistencia durante el viaje y el evento, podrán solicitarse datos relativos a alergias, intolerancias alimentarias y otras necesidades especiales. Cuando la información facilitada constituya o permita conocer datos relativos a la salud, será tratada como una categoría especial de datos, sobre la base del consentimiento explícito de la persona interesada o, en el caso de menores de 14 años, de quien ejerza su patria potestad o tutela. Solo se recogerá y comunicará la información estrictamente necesaria a los prestadores que deban conocerla para garantizar una atención adecuada y segura.

Consentimiento explícito para el tratamiento de datos de salud

Consiento expresamente que Hiberus TI trate los datos relativos a alergias, intolerancias, o necesidades especiales que he facilitado, exclusivamente para gestionar el catering, atender las necesidades de accesibilidad o asistencia y garantizar una atención adecuada y segura durante el viaje y el evento. Asimismo, autorizo su comunicación únicamente a los prestadores que necesiten conocer esta información para dichas finalidades.

Destinatarios

Los datos podrán ser comunicados o puestos a disposición, según resulte necesario para cada servicio, de:

Las empresas externas que colaboren en la organización y gestión logística del evento, incluidos los alojamientos, el transporte en autobús y la gestión de reservas e incidencias.
Los establecimientos hoteleros, para formalizar la reserva y cumplir las obligaciones legales de registro de las personas alojadas.
La entidad que gestione la aplicación o preste el servicio de Kids Club, exclusivamente respecto de los datos necesarios para organizar el servicio y atender adecuadamente al menor.
Las empresas de catering y otros prestadores que necesiten conocer información imprescindible sobre alergias, intolerancias o necesidades de accesibilidad o asistencia.

Estas entidades accederán únicamente a los datos necesarios para prestar el servicio correspondiente. Cuando traten los datos por cuenta de Hiberus TI, actuarán como encargadas del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, sin perjuicio de que alguna de ellas pueda actuar como responsable independiente cuando así resulte de la naturaleza del servicio y de la normativa aplicable.

Plazo de conservación

Sus datos se conservarán durante el tiempo necesario para la gestión del viaje y la estancia, y posteriormente, en su caso, durante los plazos de prescripción de responsabilidades legales que pudieran derivarse del tratamiento.

Derechos de las personas interesadas

Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar su consentimiento en cualquier momento (sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada), dirigiéndose por escrito al responsable del tratamiento o al Delegado de Protección de Datos.

Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

2. Servicio de Kids Club

En caso de solicitar el servicio de Kids Club, Hiberus TI tratará los datos del menor necesarios para gestionar su participación, garantizar su adecuada atención y actuar ante posibles incidencias durante el horario de prestación del servicio, previsto durante aproximadamente dos horas del evento. Cuando la persona usuaria del servicio sea menor de 14 años, los consentimientos necesarios para el tratamiento de sus datos deberán ser prestados por quien ejerza su patria potestad o tutela.

La solicitud y reserva podrá requerir el nombre y la edad del menor, los datos de contacto de la persona responsable durante el evento y, únicamente cuando resulte necesario para su seguridad, información relativa a alergias, intolerancias u otras circunstancias relevantes de salud.

Los datos serán comunicados exclusivamente a la entidad encargada de prestar el servicio de Kids Club y al personal autorizado que necesite conocerlos para atender al menor. Se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para gestionar el servicio y las posibles responsabilidades derivadas de este.

3. Tratamiento de imágenes: fotografías y grabaciones

Con motivo del evento "Summer Fest", Hiberus TI podrá captar fotografías y/o grabaciones de vídeo en las que aparezcan las personas participantes, incluidas las personas trabajadoras, acompañantes y menores debidamente autorizados, con la finalidad de elaborar un reportaje/vídeo resumen del evento, difundirlo en la intranet y canales de comunicación interna de la empresa, y/o en sus redes sociales corporativas.

Quienes no deseen aparecer en fotografías o grabaciones podrán comunicarlo previamente al Delegado de Protección de Datos, a través de dpo@hiberus.com, o al personal acreditado durante el evento. Las personas que hayan autorizado el tratamiento de su imagen podrán retirar posteriormente su consentimiento y solicitar la supresión de las imágenes en las que resulten identificables.

4. Declaraciones aplicables según los datos facilitados

Declaro bajo mi responsabilidad y, respecto de acompañantes, personas invitadas o menores de edad, únicamente cuando facilite sus datos o solicite servicios destinados a ellos:

Que mis datos personales y, cuando proceda, los datos de las personas acompañantes, invitadas o menores de edad que facilite son exactos, veraces y están actualizados, y que comunicaré cualquier modificación que se produzca.
Que, si facilito datos de personas acompañantes, las he informado —o, cuando corresponda, he informado a quienes ejerzan su representación legal— del contenido de esta información sobre protección de datos y cuento con autorización suficiente para comunicar sus datos a Hiberus TI.
Que, si facilito datos de personas invitadas, las he informado de que tendrán a su disposición la información sobre protección de datos del Summer Fest, incluidas las finalidades del tratamiento, las bases jurídicas aplicables, los destinatarios de los datos y la información relativa al tratamiento de su imagen.
Que, si inscribo a un menor de 14 años sujeto a mi patria potestad o tutela o solicito para él algún servicio destinado al menor, actúo en su representación y, cuando resulte necesario, presto en su nombre los consentimientos correspondientes.
Que respondo de la veracidad y exactitud de la información facilitada y, cuando comunique a Hiberus TI datos de terceras personas, de disponer de la autorización necesaria para ello.