Atenea Central, maximizando el rendimiento de tus SATs

Para los departamentos postventa, la eficiencia y la precisión son fundamentales para ofrecer un servicio de calidad. Atenea Central es una plataforma diseñada específicamente para gestionar el ciclo de vida de una garantía desde que la solicita un usuario final hasta que se tramita la liquidación con los servicios técnicos oficiales (SATOs).

Esta herramienta ha demostrado ser esencial para la administración de equipos bajo garantía, facilitando la comunicación entre los servicios técnicos, los usuarios finales y el departamento postventa.

A continuación, exploramos en detalle algunos aspectos de Atenea Central y cómo puede ayudar a gestionar de forma centralizada el flujo de las garantías postventa de tu negocio.

Diferencias entre Atenea Central y Atenea SAT

Atenea, al tratarse de una aplicación modular, dispone del mismo core para un servicio técnico y para un departamento postventa. La principal diferencia radica en los módulos que se activan y se configuran en cada uno de nuestros clientes, adaptando la aplicación a sus necesidades. Otros aspectos que permiten satisfacer múltiples necesidades específicas de cada uno de nuestros clientes son las múltiples aplicaciones satélite que se pueden desplegar junto con la aplicación principal.

Módulo de Avisos Central vs Avisos SAT

El módulo de avisos tiene distintos comportamientos en función de si es para un departamento postventa o para un servicio técnico.

• En el caso de los servicios técnicos, este módulo les sirve para poder gestionar la petición de trabajo con el cliente, agendar a los técnicos el horario de la visita y por último, facturar el servicio prestado al usuario final.
• En el caso de los departamentos postventa, el ciclo de vida del aviso es distinto. El usuario final solicita una garantía y ésta debe asignarse al SATO designado en la zona. A partir de aquí es el SATO el que gestiona la garantía hasta su finalización. El servicio técnico debe notificar las gestiones intermedias realizadas para que el departamento postventa tenga el contexto del estado actual de la orden de trabajo.

Una vez finalizado el aviso, el servicio técnico debe notificar los trabajos realizados y el material consumido. Con la información facilitada por el SATO, el departamento postventa puede revisar si la petición de trabajo cumple los requisitos necesarios para ser una garantía o no.

Para esta tarea, Atenea facilita múltiples herramientas que permiten, primero, restringir las garantías que nos pueden enviar en función del histórico disponible, el tipo de servicio técnico o los periodos de validez. Una vez pasado este filtro, se pueden configurar múltiples alertas que nos notifican algunos casos que queremos revisar más exhaustivamente, como puede ser el incluir en garantía determinados recambios. En caso de ser aceptada la garantía, este aviso se podrá liquidar con el servicio técnico. En el caso de encontrar alguna discrepancia, se podrá solicitar subsanaciones de la información facilitada.

Aplicaciones satélites

Otra diferencia entre un servicio técnico y un departamento postventa son las aplicaciones satélites que se pueden desplegar en función de sus necesidades. En el caso de los SATO, se despliega un servicio web y una aplicación móvil que les sirve para notificar los avisos a sus técnicos. Con el aviso descargado en la App, ya no tendrán que preocuparse de si tienen cobertura en el domicilio del cliente o en el sótano de la vivienda para poder gestionar y finalizar el aviso.

En el caso de los departamentos postventa se despliega dos portales web y un servicio web.

El primer portal web es público para que los usuarios finales o un Call Center puedan registrar las peticiones de trabajo que solicitan y se asigne de forma automática al servicio técnico designado en su zona.

En el segundo portal es para que accedan los servicios técnicos que se configuren desde Atenea Central. Desde esta web podrán revisar las peticiones de trabajos recibidas, podrán rellenar los datos requeridos de sus partes de trabajo y podrán tramitar la liquidación de los mismo.

La tercera aplicación satélite es un servicio web que permite la comunicación directa y bidireccional entre las aplicaciones Atenea de distintos clientes, agilizando el proceso de gestión de los avisos por parte de los SATO.

El potencial de las garantías

El módulo Intervención ofrece una gran flexibilidad y un gran abanico de posibilidades a la hora de configurar las garantías disponibles en vuestros servicios postventa.

Configuración de Intervenciones

Este módulo facilita la creación de garantías como conceptos de trabajo. Esto nos permite configurar distintas garantías en función de las necesidades que queramos cubrir. Las intervenciones pueden configurarse de acuerdo con diferentes criterios como:

• Período de validez: se especifican los meses en los que la intervención puede ser solicitada, desde el inicio de la garantía hasta el fin de ésta.
• Precios y tarifas: el sistema permite configurar precios fijos para determinados trabajos o tarifas ajustadas en función de los kilómetros recorridos o el tiempo empleado durante la intervención.
• Restricciones: se pueden configurar distintas restricciones que limitan el uso de recambios en la puesta en marcha o si se requiere tener previamente la puesta en marcha notificada para poder solicitar una reparación.
• Configuración de accesibilidad: las garantías se pueden configurar para que sean seleccionables sólo en los modelos que se especifiquen. Además, se pueden filtrar para que determinados servicios técnicos las tengan accesibles.
• Documentación: en caso de requerir algún tipo de documento, imágenes o checklist, se puede especificar en la configuración de la garantía.

Configuración en árbol

Atenea Central permite configurar intervenciones primarias y secundarias.

Las primarias son intervenciones principales que se deben adjuntar obligatoriamente en el aviso de garantía.

Las secundarias se pueden añadir como complementarias.

Esto es útil para gestionar intervenciones más complejas que requieren múltiples trabajos relacionados entre ellos, como pudiera ser una puesta en marcha o una activación de extensión de garantía.

Integración con otros ERPs

En entornos más complejos, Atenea Central puede integrarse con cualquier otro sistema de gestión o ERP.

Integración con Navision

Un ejemplo de integración bidireccional es el que tenemos con Navision. Ambas aplicaciones coexisten alimentándose mutuamente, simplificando las tareas del departamento postventa.

Desde el departamento de fabricación sacan un nuevo modelo que se introduce en Navision. Éste se crea de forma automática en Atenea, al igual que los nuevos recambios, clientes y proveedores. Cuando se registra un aparato, también se crea el registro del nuevo aparato para controlar que los números de serie, facilitados por el SATO, son correctos.

En el caso de crearse un pedido de venta desde otra de nuestras aplicaciones satélite, este pedido se envía a Navision para su gestión desde el departamento de ventas y su correspondiente albarán retorna al sistema de Atenea Central para mostrarlo en la web.

Otro ejemplo de integración entre estas dos plataformas sería la facturación de los avisos. Desde ATENEA se puede revisar y gestionar los avisos que entran para ir incluyéndolos en una liquidación facilitada a los servicios técnicos que la facturarán a través del portal web.

Una vez que los servicios técnicos facilitan la factura, ésta viaja a través de Atenea Central hasta la aplicación de Navision para que el departamento de contabilidad pueda gestionarla.

Atenea Central es una solución completa y eficiente para la gestión de las peticiones de trabajo durante todo su ciclo de vida, desde la llamada del usuario final solicitando el servicio hasta que se finaliza y se facturan los trabajos realizados al servicio técnico.

Gracias a su estructura modular y personalizable, Atenea Central se adapta a las necesidades específicas de cada empresa, permitiendo una administración más eficiente, un control preciso y una mejor experiencia tanto para los servicios técnicos como para el departamento postventa. Descubre más en nuestra web y contáctanos para una demo gratuita.