Tradicionalmente, las empresas desarrollaban internamente todas sus operaciones, estuvieran o no relacionadas con su actividad principal. Con el tiempo, surgió la subcontratación a terceros para actividades secundarias, no relacionadas directamente con su objeto principal, como servicios de limpieza o mensajería, debido principalmente a la falta de personal especializado y al menor coste que supone.
En los últimos años y gracias al avance tecnológico, esta subcontratación se trasladó también a sectores que tenían un impacto más directo en el negocio, externalizando procesos de negocio completos, en muchos casos de tipo administrativo con un alto componente tecnológico, lo que ha permitido a las empresas centrarse en su actividad principal.
BPO (Business Process Outsourcing), conocido en castellano como “Externalización de Procesos de Negocios” es una subcontratación de procesos de negocio mediante proveedores de servicios internos o externos a una empresa. Una de las principales ventajas de este sistema es la reducción de costes fijos como el personal o el equipamiento, así como en la inversión en tecnología. Permite a su vez una mayor flexibilidad y una capacidad mayor de respuesta ante posibles cambios en el entorno.
10 razones para hacer outsourcing
- Reducción de costes: Permite ahorrar gastos asociados a la inversión en infraestructuras o tecnología y contratación de nuevos trabajadores.
- Focalización en la actividad principal: Permite enfocar recursos humanos y financieros en el negocio estratégico, evitando distracciones.
- Transformación de costes fijos en variables: Obtención de una previsión detallada del coste del servicio mediante un precio fijo contratado.
- Reduce el riesgo: Traslada parte del riesgo empresarial en sectores clave a proveedores externos especializados y evita grandes inversiones iniciales.
- Mejora la calidad: El uso de proveedores con conocimientos específicos asegura un resultado de calidad.
- Aumento de la productividad: Reduce el tiempo de realización de los proyectos al no perder tiempo en selección de personal o formación.
- Mejora los procesos de innovación: La empresa dispone de más recursos para innovar al liberar costes y tiempo de actividades secundarias.
- Mayor flexibilidad: Facilita la adaptación a los cambios del mercado, contratando servicios solo cuando se necesitan (estacionalidad).
- Acceso a las últimas tecnologías: Disponer de tecnología novedosa sin grandes inversiones en equipos o formación especializada.
- Aumento de la competitividad: Logra que la empresa adopte una buena posición estratégica en un mercado globalizado.
¿Cómo implantar un modelo BPO?
Una externalización exitosa es el resultado de un proceso en varias fases. Para ello, es necesario definir qué tipo de servicios deben ser externalizados, quiénes serán los responsables en su ejecución y por cuánto tiempo. En todo caso, para cumplir con los objetivos marcados será necesaria una comunicación constante y fluida entre las partes.
- Fase 1: Evaluación de necesidades: Es necesario conocer globalmente el funcionamiento de la empresa y de todos los procesos que se están realizando de forma interna, así como su coste y grado de eficacia-eficiencia. Es muy importante establecer un modelo que permita medir la productividad.
- Fase 2: Adopción de un método adecuado: Se deben clasificar los servicios en función del tipo de proceso para adoptar una metodología adecuada que permita gestionar adecuadamente el outsourcing.
- Fase 3: Acuerdos de niveles de servicio: Establecimiento de los SLA (Service Level Agreement) que permiten un seguimiento continuo de los servicios externalizados. Estos acuerdos se negocian con los proveedores y permiten regular la prestación del servicio.
- Fase 4: Selección del proveedor y contratación: Elegir qué proveedor será el encargado, basándose en criterios como el nivel de innovación, capacidad tecnológica, costes o experiencia.
- Fase 5: Seguimiento: Control y seguimiento de los servicios, verificando los acuerdos de nivel de servicio (SLA) que habíamos establecido.
Tendencias y evolución del outsourcing tecnológico
El negocio de outsourcing tecnológico continúa subiendo con el objetivo de afrontar las innovaciones necesarias. Se prevé que la transformación digital y el desarrollo tecnológico en áreas como cloud, Big Data o Inteligencia Artificial, seguirán impulsando la actividad.
El difícil acceso a recursos especializados ha reemplazado a la necesidad de reducir costes como el motivo principal. También se le da más importancia a la búsqueda de la transformación del negocio y de la innovación.
Metodologías ágiles y «Agile Sourcing»
Las metodologías ágiles se han integrado en los proyectos de outsourcing. Permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto y ofrecen total transparencia. Una de las más usadas es Scrum. Esto da lugar al “Agile Sourcing”, que facilita el trabajo diario para incrementar la productividad y ayuda a los clientes a tener información actualizada.
Automatización y gestión en tiempo real
La gestión de información en tiempo real permite identificar cambios o inconvenientes de forma inmediata. Herramientas como Redmine, Jira, Trello o KanbanFlow permiten gestionar tareas eficazmente. Asimismo, los equipos utilizan la automatización de procesos mediante herramientas de integración continua como Jenkins para conocer el estado del software en todo momento.
Agile centres y asociatividad
Surge el concepto de Agile Centres: ofrecer un espacio y un equipo de profesionales cualificados que dedicarán el 100% de su tiempo al proyecto sin riesgos de rotaciones. Por otro lado, la asociatividad permite a distintas empresas de un mismo sector trabajar de forma cooperativa para lograr un beneficio mutuo manteniendo su autonomía.
En hiberus planteamos servicios de outsourcing tecnológico para impulsar la evolución de nuestros clientes y aportar valor mediante un enfoque integral y equipos de expertos.
