Software para promotoras inmobiliarias. ¿Qué problemas tiene?

Imagina que te acaban de contratar como CIO o CTO en una promotora inmobiliaria, no una de las TOP nacionales, pero sí una importante a nivel regional. Tú vienes del sector banca, o quizás del sector turismo, pero ahora te ha surgido esta oportunidad en un sector (el Real State) donde cada vez se le está dando más importancia a la tecnología y a perfiles como el tuyo.

Retos del sector inmobiliario

Después de unas semanas aterrizando en tu nuevo puesto, te encuentras que:

• El departamento financiero trabaja con un ERP (seguramente, Prinex) que no está del todo bien implementado y se usa parcialmente. La información de otros departamentos se introduce mediante hojas de cálculo rellenada a mano. Los demás departamentos no utilizan el ERP, o lo utilizan para exportar a Excel la información que necesitan.
• El departamento de Marketing utiliza un CMS básico para montar toda la web de ventas. Sube todas las viviendas y promociones a mano a partir de unos PDF con los planos y unos Excel con superficies hechos a mano por el departamento comercial, y suerte que se dedican sólo a cliente nacional, porque hacer todo eso en multilenguaje ya sería una locura. Luego repite el mismo trabajo en cada portal inmobiliario. Lo más novedoso que han hecho es incluir el botón para hablar por WhatsApp.
• Y hasta aquí toda la tecnología. El resto de los departamentos (comercial, postventa, legal, RR.HH., …) trabajan con un mar de hojas de cálculo, desconectadas e incompatibles entre sí, y almacenadas en servidor, nada de colaboración simultánea en la nube.
• Mención especial al departamento de negocio, que elabora los estudios de viabilidad (quizás de los ejercicios más importantes de la empresa) en un Excel en el que todos los datos importantes se meten a mano con valores según la experiencia del gerente. No tienen forma de aprovechar en tiempo real los datos de sus promociones recientes. Todos los meses se dedican días para elaborar informes de cómo van las ventas y los costes de las obras, de nuevo todo en Excel y puede que algo de PowerPoint.
• Hay un departamento al que no terminas de pillarle el punto, el departamento técnico. Por un lado, parece que son los que más dominan la tecnología: se han creado un Dropbox para ellos, y te piden licencias de software muy específico como Presto (Presupuestos de obra) y AutoCAD (planos). Además, desde que llegaste, te han mencionado varias veces que necesitan “implantar el BIM” (algo de unos modelos en 3D en entornos colaborativos en la nube), y que sería la solución a muchos de sus problemas con la información que manejan. Pero, por otro lado, también lo hacen casi todo en hojas de cálculo.

La buena noticia es que la empresa intuye que no lo está haciendo del todo bien a nivel tecnológico, y por eso te han contratado a ti.

Analiza tus opciones

Software específico para promotoras

Lo primero que haces es buscar soluciones específicas para el sector tanto de CRM, ERP y gestión de proyectos, pero enseguida te das cuenta de que las pocas soluciones que hay no tienen una visión global, sino que solucionan las necesidades de un departamento en concreto, o vienen del mundo anglosajón con un enfoque distinto al que te demandan tus personas usuarias. Si, además, filtras por que tengan algún tipo de compatibilidad o conexión con BIM (aunque todavía no tengas claro del todo lo que significa), la oferta de software es prácticamente nula.

Desarrollo propio a medida

Pasas a la siguiente opción, un desarrollo a medida. Esta opción la descartas rápido. Aunque tienes experiencia con desarrollos internos en tus empresas anteriores, te das cuenta de que no tienes equipo de desarrollo propio y de que estamos hablando de desarrollos complejos en un sector de nicho. Además, recuerdas los dolores de cabeza que te ha dado el software “legacy” en el pasado, y tú quieres construir un ecosistema flexible y escalable.

Software establecido en el mercado más personalización

Así que te vas a la vía intermedia, apostar por las grandes soluciones establecidas en el mercado (Salesforce, HubSpot, Dynamics, SAP, Oracle, etc) como base, esperando que tengan verticales del sector cuya personalización no te cueste mucho dinero, con un resultado óptimo para tus usuarios. A priori, la idea es buena, coger lo mejor de las dos opciones anteriores, teniendo que cuenta que no hay nada listo para comprar que te funcione. Y eso del BIM ya lo abordaremos en una segunda vuelta.

Lo peor de las dos opciones

Después de dos años de implementación y personalización de estas soluciones líderes, los usuarios no están muy contentos con el resultado, y te das cuenta de que no tenías lo mejor de las dos opciones, sino lo peor:

• Estás pagando recurrentemente una cantidad importante por un SAAS que no está pensado de forma nativa para las lógicas de tu negocio, y que está creado por una empresa tan grande, que tus peticiones respecto al producto se quedan en una bandeja de correo sin leer, y da gracias que te responden en la misma semana a las incidencias.
• Te has gastado la mitad del presupuesto anual en unas personalizaciones y módulos “ad hoc” que te hacen unos consultores que cobran 500€/hora, que han hecho que la plataforma base sea más compleja, y encima, sabes que te has vuelto dependiente de esos consultores externos, a los que les vas a tener que pagar cada vez que la plataforma base se actualice, o cambie algo importante en los procesos de la compañía.

¡Y todavía no te has metido con eso del BIM!, que ahora que llevas dos años en la empresa, empiezas a entender que es la fuente de un tercio de los datos de la compañía.

Solución para la transición tecnológica de tu promotora inmobiliaria

En lugar de ir a un esquema con grades soluciones SAAS en el “core” de tu negocio que hay que personalizar e interconectar una a una, puede ser más interesante un desarrollo propio enfocado sobre todo a la gestión del dato y que este se conecte a soluciones comerciales más pequeñas y específicas para las necesidades de cada departamento.

Algunas claves para conseguirlo:

1. Establecer un core tecnológico interno

• Identifica las necesidades comunes a todos los departamentos y desarrolla una solución modular que sirva como base para la gestión centralizada de datos y procesos.
• Este «core» debe ser capaz de integrar datos provenientes de diferentes fuentes: ERP, CRM, herramientas BIM cómo mínimo.
• Invierte en un equipo interno o en un socio tecnológico confiable (como hiberus) que te permita crear esta solución base de forma progresiva, priorizando los módulos más críticos.

2. Adoptar un enfoque de mejora continua

• Piensa en tecnología como un proceso, no como una herramienta terminada. Una vez implantado el “core tecnológico”, define un plan de evolución continua para ir añadiendo funcionalidades según las necesidades del negocio cambien.
• Desarrollar el “core tecnológico” y sustituirlo por el ecosistema actual, puede resultar costoso, lento y complejo. Empieza por un desarrollo mínimo viable con gran dependencia de las soluciones SAAS actuales y ve ampliando poco a poco las capacidades propias y reduciendo a la dependencia externa de aquellas funcionalidades que no se adapten a tus necesidades.

3. Crear una estrategia BIM integrada

• BIM no es solo para el departamento técnico: debe convertirse en el eje central de la información “del producto” (la vivienda) para toda la compañía. Integra BIM con los sistemas de costes, plazos y ventas para que los datos sean accesibles y útiles en tiempo real para todas las áreas.
• Invierte en formación interna para que todos los departamentos entiendan cómo aprovechar los datos del modelo BIM en su trabajo diario.

4. Cultura digital y gestión del cambio

• La tecnología solo funciona si los usuarios están preparados para adoptarla. Invierte en programas de formación y comunicación que ayuden a los empleados a entender y aprovechar las nuevas herramientas.
• Impulsa una cultura de colaboración interdepartamental, donde se valore la integración de datos y procesos frente a la resolución aislada de problemas.

En hiberus ayudamos a empresas como Lobe, promotora-constructora líder en construcción de viviendas certificadas Passivhaus e implantación BIM y Eigo, líder en promoción delegada logística, a desarrollar sus cores tecnológicos y evolucionarlos cada día, para que la tecnología, desarrollada y bien dirigida desde la empresa, sea una de sus ventajas competitivas clave.

Llevamos más de 10 años acompañando a las empresas del sector de la construcción. Implementamos metodología BIM, permitiendo tener una visión detallada del proyecto, reducir conflictos y mejorar la productividad de tu negocio.

Esta historia está basada en hechos reales: no de una promotora en concreto, sino de la mezcla de situaciones que me he encontrado en las ocho promotoras y promotoras-constructoras a las que he tenido la suerte de ayudar en sus procesos implantación BIM y trasformación digital.