22/05/2019 | Maria Jose Esteban | 1,517 Visitas

7 razones por las que elegir Sharepoint como gestor documental

“¿Puedo utilizar SharePoint como mi gestor documental, sustituyendo mi actual repositorio de documentos?”, “¿Qué beneficios puedo obtener por centralizar mi gestión documental en SharePoint de Office 365?”, “¿Cómo puedo/tengo que afrontar el cambio?”.

Son muchas las preguntas que una compañía se plantea a la hora de elegir SharePoint como gestor documental. Cuando se trata de organizar documentos existen muchas opciones que dependen de la necesidad particular de cada negocio, sin embargo, es esencial seguir unas “buenas prácticas” o recomendaciones iniciales que, sin duda, facilitarán el proceso. Pero ¿por dónde empezamos?

¿Realmente necesitas migrar a SharePoint todo tu sistema de archivos?

Si esta pregunta la planteamos a los usuarios finales, la respuesta siempre va a ser: “Hay que guardarlo todo, por si acaso luego lo necesitamos” 😊. Sin embargo, debemos hacer un ejercicio previo de revisión para limpiar y discriminar lo que realmente es necesario migrar.

  • Sólo debemos migrar documentos activos. No necesitamos migrar archivos de registro de hace 10 años. Tampoco necesitamos migrar contenido que ni siquiera sabemos qué es.
  • Debemos migrar versiones recientes. SharePoint ofrece un sistema de control de versiones, así que nada de migrar “Documento.v1”, “Documento.v2” o “Documento.v3”. Mucho mejor comenzar en un entorno limpio.

¿Se va a mantener mi actual estructura de archivos?

No es necesario mantener la misma estructura de archivos actual. Para implementar una estructura eficaz debemos empezar a pensar en la forma de trabajar con SharePoint y que, trasladado a nuestra “vida real”, podría resumirse en lo siguiente:

 

SharePoint Gestor de contenidos gestor documental

 

Es importante pararse a pensar en cómo configurar y organizar sitios y bibliotecas: por ejemplo, se pueden utilizar bibliotecas por proyecto en un sitio de grupo o bibliotecas por producto en un sitio de proyecto. Las posibilidades son infinitas y las herramientas para trabajar con documentos en SharePoint también, así que es conveniente tener claro cómo se van a utilizar cada una de ellas.

Para plantear y crear una nueva estructura funcional es importante pensar en qué documentos son de trabajo diario, que no vamos a compartir con nadie y que pueden estar organizados a nuestro criterio, y qué documentos que sí que necesitamos publicar o compartir.

 

gestion documental onedrive

¿Qué características ofrece SharePoint?

1. Control de versiones

El control de versiones es, sin duda, una de las herramientas más útiles en SharePoint: permite ver qué cambios se han producido en los documentos, mostrando el número de versión y tamaño de cada documento, quién y cuándo realizó el último cambio y ver y/o restaurar cualquier versión anterior.

Control de Versiones SharePoint

2. Protección y desprotección

¿Qué ocurre si necesito trabajar en exclusiva con un documento y que nadie más lo pueda modificar mientras tanto? La característica de protección y desprotección lo permite: permite la edición de un documento para un usuario concreto que debe volver a “protegerlo” o publicarlo al terminar de trabajar con él para hacerlo visible al resto.
Es necesario e importante analizar cuándo una biblioteca debe configurase para utilizar esta funcionalidad porque contradice los principios básicos de colaboración, aunque puede ser útil en algunos escenarios.

 

3. Coautoría

La coautoría permite editar un mismo documento por varios usuarios al mismo tiempo. Permite, en ciertos casos, ver lo que otros usuarios están modificando “en vivo”, mostrando un cursor con el nombre del usuario que está realizando el cambio, o ver los cambios que se han producido al actualizar el contenido. Está disponible para documentos Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

SharePoint coautoria edicion

 

4. Metadatos

¿Qué ocurre si, además de mi organización por carpetas, necesito categorizar mis documentos? Por ejemplo, clasificar documentación por tipo de documento, por año o por producto. La organización por carpetas, en este caso, no sería suficiente ni efectiva, por lo que deberíamos utilizar metadatos para etiquetar documentos y que nos sirvan, posteriormente, para filtrar o buscar.

Es necesario dedicar tiempo y esfuerzo en analizar los metadatos necesarios para cada tipo de documento. Hacerlo de forma arbitraria puede marcar la diferencia entre tener un gestor documental funcional o, todo lo contrario.

 

como buscar documentos en sharepoint

 

5. Búsquedas

Uno de los puntos imprescindibles será como buscar documentos en SharePoint. La búsqueda es un punto muy importante y complejo y, para explotarla al máximo, es necesario saber cómo configurarla. SharePoint permite configurar ámbitos de búsqueda, para acotar los orígenes de datos en los que buscar, y paneles de refinadores, metadatos navegables que permiten ir filtrando los resultados de búsqueda obtenidos.

 

6. Vistas

Las bibliotecas de documentos permiten filtrar, ordenar y agrupar archivos por metadatos para ver la documentación que necesitas ver, cómo deseas verla. Por ejemplo, puede ser común que un usuario necesite ver la documentación de una biblioteca de “Actas” agrupada por año y ordenada por departamento mientras que para otro resulte mucho más intuitiva una vista agrupada por departamento y ordenada por año.

SharePoint permite guardar esa configuración en lo que, en SharePoint, se denominan “vistas” públicas o personales (solo disponibles para el usuario que la crea).

 

Vistas SharePoint

7. Alertas

¿Cómo puedo estar al tanto de los cambios que se producen en los documentos más relevantes de mi organización? ¿O saber si alguien ha modificado algún archivo que yo he creado? SharePoint permite la suscripción a alertas para que, ante cualquier cambio en una biblioteca o archivo, se reciban correos electrónicos automáticos y personalizables que informan del cambio.

Como buena práctica, especial atención a cuántas alertas nos suscribimos: se trata de recibir notificaciones útiles y no de terminar configurando reglas para mover esos avisos a una carpeta y no prestarles atención.

Hay muchas otras características y opciones igual de interesantes que podríamos comentar sobre la Gestión documental y SharePoint. Por ello, es importante entender que, para obtener un gestor documental que cumpla nuestras expectativas funcionales, es necesario dedicar tiempo a ver qué necesitamos y cómo lo necesitamos.

 

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Un comentario

  1. Alberto Escobar

    No sé si es el mejor gestor documental o no. Pero independientemente de elegir Sharepoint u otro, la realidad es que los gestores documentales son a estas alturas fundamentales. La empresa lo nota mucho en términos de eficiencia.

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