La gestión documental continúa siendo uno de los procesos más manuales dentro de muchas organizaciones. Contratos, facturas, solicitudes, expedientes o formularios siguen requiriendo tareas repetitivas de revisión, clasificación y captura de información que consumen tiempo y recursos, incluso en compañías que ya han avanzado en su transformación digital.
¿El resultado? Procesos más lentos y costosos, mayor riesgo de errores y equipos dedicando gran parte de su jornada a tareas de escaso valor añadido.
La buena noticia es que este escenario está cambiando. Gracias a la Inteligencia Artificial Generativa, hoy es posible automatizar la comprensión de documentos y convertir esa información en acciones dentro de los procesos de negocio.
De la digitalización a la comprensión de documentos
Durante años, muchas organizaciones han apostado por soluciones de digitalización y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para convertir documentos físicos en archivos digitales.
Sin embargo, disponer de un documento digital no significa que el sistema sea capaz de entenderlo.
La verdadera complejidad aparece cuando es necesario identificar información relevante como nombres, fechas, importes, números de contrato o cualquier otro dato que posteriormente deba alimentar un proceso empresarial.
Es precisamente en este punto donde la IA Generativa marca una diferencia.
¿Qué es Document Intelligence con Now Assist?
Now Assist en Document Intelligence es la capacidad de ServiceNow que utiliza IA Generativa para comprender el contenido de los documentos, identificar automáticamente la información relevante y ponerla a disposición de los flujos de trabajo de la plataforma.
En lugar de limitarse a leer texto, la solución interpreta el contexto del documento y extrae los datos necesarios para automatizar procesos de forma mucho más rápida y precisa.
Esto permite reducir considerablemente la intervención manual en tareas documentales y acelerar procesos que tradicionalmente requerían validaciones humanas continuas.
¿Cuáles son las ventajas de automatizar la lectura de documentos con IA Generativa?
La automatización inteligente de documentos aporta beneficios que van mucho más allá del ahorro de tiempo.
Entre los principales beneficios destacan:
- Reducción de los tiempos de procesamiento documental hasta en 80%
- Menos inconsistencias y retrabajos.
- Disminución del error humano en la captura de información.
- Liberación de esfuerzo humano y mayor productividad de los equipos operativos.
- Decisiones más rápidas y fundamentadas al poder realizar preguntas sobre los documentos y obtener respuestas inmediatas.
- Automatización de procesos desde el primer momento.
- Configuración sencilla mediante lenguaje natural.
- Trazabilidad y cumplimiento.
En definitiva, los equipos pueden dejar de invertir tiempo en tareas repetitivas para centrarse en actividades de mayor valor para el negocio.
Casos de uso con impacto inmediato
Las posibilidades de aplicación son muy amplias y prácticamente cualquier organización gestiona documentos susceptibles de ser automatizados.
Algunos ejemplos son:
- Procesamiento automático de facturas.
- Gestión de contratos.
- Solicitudes internas.
- Formularios de alta.
- Órdenes de compra y proveedores.
- Documentación de proveedores.
- Expedientes administrativos.
- Procesos de Recursos Humanos.
- Cualquier documento estructurado o no estructurado
Toda la información extraída puede integrarse directamente con los flujos de ServiceNow para iniciar aprobaciones, crear registros o ejecutar procesos de forma automática.
Cómo empezar a automatizar la gestión documental
La adopción de estas capacidades no requiere comenzar desde cero.
Un enfoque recomendable consiste en seguir estos pasos:
- Identificar el proceso documental con mayor impacto para el negocio.
- Definir los tipos de documentos que se desean procesar.
- Configurar los campos que la IA deberá identificar mediante lenguaje natural.
- Validar la precisión de la extracción de información.
- Integrar los resultados con los flujos de trabajo existentes en ServiceNow.
Este enfoque permite obtener resultados de forma progresiva y ampliar posteriormente la automatización a nuevos procesos documentales.
Implementa ServiceNow con hiberus
La evolución de la gestión documental ya no consiste únicamente en almacenar documentos digitales. El verdadero cambio está en conseguir que la información contenida en ellos sea comprendida automáticamente y utilizada para ejecutar procesos de negocio con intervención manual solo en caso de excepción o duda.
En hiberus ayudamos a las organizaciones a aprovechar las capacidades de IA Generativa de ServiceNow para acelerar la automatización de procesos, reducir tiempos operativos y mejorar la eficiencia de sus equipos.
Si quieres conocer cómo aplicar estas capacidades en tu organización, ponte en contacto con nuestro equipo de expertos en ServiceNow.
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