18/07/2019 | Pablo Martinez | 97 Visitas

Tecnología y Compliance: 6 razones por las que es importante la tecnología en el buen control de las empresas

Ha quedado netamente demostrado en los últimos años que, con independencia del tamaño de las empresas, las obligaciones regulatorias, fiscales, legales o contractuales, los requerimientos de certificación externa para ejercicio de la actividad o las propias políticas o normativas internas, han ido en aumento de manera casi exponencial, llegando incluso algunas obligaciones a sanciones de alto volumen económico que podrían afectar a la viabilidad de la compañía o incluso a la comisión de delitos penales cuya máxima pena es la disolución de la empresa o las penas de cárcel para sus administradores.

Es por esta razón que es altamente necesario disponer de recursos propios o externos que ayuden en el cumplimiento de todas las obligaciones a las que las compañías se enfrentan en el ejercicio de su actividad. En este sentido, los recursos humanos disponibles para llevar a cabo esta tarea son muy importantes a la vez que escasos y por esta razón se ha de optimizar y maximizar el uso de los mismo.

Qué es compliance

El Compliance es un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para poder identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.

Para ello es muy importante disponer de una herramienta tecnológica, orientada a ayudar a las compañías a dar cumplimiento a sus obligaciones, ha racionalizar las labores de supervisión y a homogeneizar todo el trabajo de control.

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Las razones principales por la que es necesaria la tecnología son:

  • Tener identificado es un solo lugar todas las obligaciones a las que la compañía se enfrenta, teniéndolo como repositorio de documentación legal o como marco de control donde tener identificado que actividades se están llevando a cabo en la compañía para dar cumplimiento a sus obligaciones.
  • Establecer responsabilidades claras dentro de la organización de manera que cada persona encargada de llevar a cabo su actividad de control tenga claro el que, cuando y como debe llevar a cabo dichas tareas.
  • Poder establecer una supervisión continua del marco de control, a través de un sistema de evaluación con los diferentes responsables nombrados, así como un sistema de alertas que avise de manera automatizada de la necesidad de llevar a cabo alguna actividad, bien por obligaciones fiscales, contractuales o financieras.
  • Optimizar y maximizar el uso de los recursos dedicados al control, pudiendo delegar tareas, disponer de un repositorio de rápido y de fácil acceso, así como una rápida identificación de las personas que participan o son responsables de alguna obligación de control.
  • Disponer de un registro de actividad en donde queden reflejadas todas las actividades de control desempeñadas en la compañía y que entre otras cosas pueda ayudar o servir como justificante ante un órgano regulatorio o judicial.
  • Generación de información veraz y de alta calidad a través de un Reporting a la alta dirección o a los diferentes órganos de dirección de la compañía que faciliten la toma de decisiones.

Esta claro que los desafíos a los que las empresas se enfrentan en la actualidad y que nada tienen que ver con el propio ejercicio de su actividad cada vez son mayores.

Desde GRCSuite conocemos esta problemática y nos ponemos siempre al servicio de nuestros clientes para ayudarles en todo aquello que necesiten, apoyándonos en 15 años de experiencia en el desarrollo de este tipo de herramientas y el conocimiento aportado por una multinacional como PwC.

 

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