Vivimos en una era donde la información crece a un ritmo vertiginoso y la tecnología evoluciona aún más rápido. Hoy en día, la gestión documental ya no puede limitarse a simples bibliotecas de archivos o carpetas compartidas: ahora debe ser inteligente, automatizada, segura y capaz de generar valor real a partir del contenido. En este contexto nace SharePoint Premium, la evolución natural de Microsoft Syntex y el nuevo estándar en plataformas de gestión documental dentro del ecosistema Microsoft 365.
Desde hiberus hemos comprobado que esta evolución no es solo tecnológica, sino también cultural y operativa. SharePoint Premium impulsa a las organizaciones a pasar de gestionar documentos de manera pasiva a explotar la información como un activo estratégico: clasificar automáticamente contratos, proteger datos sensibles en tiempo real o extraer conocimiento útil de grandes volúmenes de contenido. Esto permite a las organizaciones, reducir riesgos, ganar agilidad y liberar tiempo de sus equipos para tareas de mayor valor.
Como puedes ir notando, SharePoint Premium va más allá de la gestión documental tradicional conocida y vista hasta ahora, así que, quédate conmigo y continúa leyendo para conocer algunas de las funcionalidades más interesantes vistas y aplicadas en entorno real.
Funcionalidades de Sharepoint Premium que marcan la diferencia
Para entender mejor el alcance de SharePoint Premium, podemos agrupar sus principales funcionalidades en tres grandes bloques: Experiencia, Procesamiento y Gobernanza de contenido. Cada uno de ellos aporta valor en diferentes momentos del ciclo de vida de la información y que veremos a continuación.
Experiencia de contenido
Traducción automática de documentos
¿Te has parado a pensar en lo útil que podría ser la traducción de documentos para tu organización? ¿Cuánto tiempo empleas utilizando herramientas de terceros y copiando y pegando información sensible para traducir documentos? Puede llegar
a ocurrir, si, por ejemplo, tu equipo trabaja en varias regiones, si tu organización tiene un alcance global, o quizás si tu sector está regulado y necesitas cumplir con normativas locales. En esos (y muchos más) casos contar con traducciones automáticas a gran escala asegura que toda la documentación esté disponible en los idiomas que necesitas, sin depender de procesos manuales lentos o propensos a errores. Y ahí es donde entra SharePoint Premium.
SharePoint Premium permite traducir documentos directamente desde una biblioteca de documentos a otro idioma. El archivo original se duplica y se conserva todo el formato y la estructura durante la traducción. Se puede traducir archivos sueltos, de forma masiva o incluso mediante la creación de una regla de traducción. Además, la traducción permite todos los idiomas soportados por Microsoft 365 (que son unos cuantos).
Ensamblaje de contenido
Una de las funcionalidades más potentes de SharePoint Premium es el ensamblaje de contenido, que permite generar automáticamente documentos repetitivos como contratos, cartas de oferta o declaraciones de trabajo a partir de plantillas modernas de Word y datos estructurados. Sin embargo, el ensamblaje de contenido va más allá de simples campos de texto: también permite incorporar tablas dinámicas o secciones mediante listas de SharePoint.
Por ejemplo, puedes crear una plantilla moderna de Word para un contrato donde los campos como nombre del cliente, fechas, resumen o nombre del proyecto se completen automáticamente utilizando datos extraídos directamente de los metadatos de SharePoint guardado de tus contatos. Si quieres incluir información más específica, como tarifas de los consultores asignados o los servicios aplicables a ese contrato, puedes configurar listas de SharePoint que contengan esa información y vincularlas en la plantilla: la tabla de tarifas solo incluirá los consultores seleccionados para ese proyecto, y la tabla de servicios mostrará únicamente los servicios relevantes para ese contrato. De esta forma, el documento final se genera completo y personalizado, combinando la plantilla con datos estructurados de tus listas, evitando errores manuales y ahorrando mucho tiempo en tareas repetitivas.
Firma electrónica integrada
Otra característica muy interesante es la nueva experiencia de firma electrónica integrada. SharePoint Premium permite gestionar acuerdos y firmas electrónicas directamente desde Word y SharePoint, sin necesidad de herramientas externas. Esto no solo acelera los procesos de aprobación, sino que garantiza trazabilidad, cumplimiento normativo y una experiencia de usuario fluida y segura. Esto acelera procesos como aprobaciones, acuerdos legales o contratos, manteniendo la seguridad y el cumplimiento normativo y todo dentro del entorno Microsoft 365.
Procesamiento de contenido
Procesamiento de documentos estructurados y no estructurados
Otra de las funcionalidades destacadas de SharePoint Premium es el procesamiento de documentos estructurados y no estructurados. Esto significa que SharePoint Premium puede analizar automáticamente cualquier archivo, desde contratos y cartas hasta informes complejos, y extraer información clave sin necesidad de intervención manual. La IA integrada identifica y clasifica los datos relevantes, permitiendo que los documentos se gestionen de forma más ágil y consistente. Además, esta capacidad se puede entrenar o personalizar para adaptarse a los tipos de contenido específicos de tu organización, asegurando que cada archivo se procese de manera inteligente y útil desde el primer momento.
Columnas autocompletadas
Siguiendo con el procesamiento de documentos, otra de las funcionalidades que más me sorprende es el autocompletado de columnas. Esta funcionalidad también utiliza IA para extraer, resumir, generar o evaluar el contenido de los archivos que subes a una biblioteca de SharePoint. Solo necesitas escribir una pregunta sencilla en lenguaje natural y el sistema guardará la respuesta en la columna. Puedes preguntar «¿Cuál es la fecha límite para este proyecto?» o indicar «Resumir este documento en tres frases». Luego, ejecutas la acción de autocompletar y la columna se rellenará para cada archivo de esa biblioteca y para todos los archivos nuevos que agregues, ya sea una respuesta de texto corto, una respuesta extensa, números, fecha, opción, hipervínculo o moneda.
Gobernanza de contenido
Detección automática de información sensible
Otra funcionalidad que destaca por su potencia es la protección automática de información sensible. Gracias a sus capacidades de clasificación inteligente y etiquetado automático SharePoint Premium puede identificar documentos confidenciales que contengan datos confidenciales (como contratos, información personal o financiera), clasificarlos e incluso aplicar directamente políticas de seguridad o retención de forma automática incluso si estos documentos no están etiquetados manualmente. Esto convierte al sistema en un verdadero gestor de cumplimiento normativo, proactivo y alineado con el gobierno del dato.
Mirando al futuro
Es importante tener en cuenta que SharePoint Premium no está incluido en las licencias estándar de Microsoft 365. Funciona bajo un modelo de pago por uso, donde se factura por volumen de procesamiento (por ejemplo, número de páginas o documentos procesados al mes). Es fundamental revisar las condiciones de licenciamiento y evaluar el retorno de inversión en función del uso previsto
Como habrás podido observar, con SharePoint Premium, el contenido deja de ser pasivo y se convierte en un activo inteligente y gobernado. Estoy convencido de que estamos ante el futuro de la gestión documental moderna, donde la automatización, el cumplimiento y la experiencia del usuario se dan la mano. Y lo mejor de todo es que esto no ha hecho más que empezar.
El uso de esta herramienta no es solo una mejora incremental: es una apuesta estratégica por una gestión documental moderna, automatizada y preparada para la inteligencia artificial. Si tu organización quiere estar lista para el futuro del trabajo, donde el contenido se convierte en conocimiento y ventaja competitiva, SharePoint Premium es el camino a seguir.
En hiberus somos especialistas en Microsoft Modern Work. Contamos con más de 150 certificaciones oficiales, un equipo de más de 350 desarrolladores y la experiencia de más de 350 proyectos ejecutados con éxito. Te ayudamos a mejorar la productividad de tu organización con SharePoint Premium y todo el paquete de soluciones. ¿Quieres mejorar la eficiencia de tu empresa? ¡Contáctanos!
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