05/03/2019 | Juan Vicente Navarro | 374 Visitas

Cómo compartir los cuadrantes de trabajo con tus empleados

Es muy habitual que en el día a día se produzcan cambios en los horarios inicialmente asignados a los trabajadores de una empresa o un servicio. Desde coberturas por suplencias y bajas de última hora, pasando por cambios de turno derivados de intereses particulares de nuestros trabajadores. Una vez detectadas estas modificaciones que pueden afectar tanto a la facturación como a la nómina,  el paso final pero, no por ello menos importante, sería el compartir los cuadrantes de trabajo actualizados con nuestros empleados.

Mejora la calidad del servicio enviando las actualizaciones de los cuadrantes de trabajo por correo electrónico

Que el empleado esté al corriente de los cambios en su jornada es absolutamente necesario de cara a garantizar la calidad del servicio prestado. El trabajador es siempre el primer punto de contacto con el cliente, y se convierte de este modo en el altavoz y la imagen de la empresa.  Una de las maneras mas sencillas de agilizar la comunicación Empresa-Empleado es comunicándoles cualquier variación que se produzca en su cuadrante de trabajo mediante correo electrónico.

Para realizar esta comunicación podremos utilizar el “cuadrante por empleado“,  aunque podríamos hacerlo de igual modo desde el “cuadrante por servicio” como ya explicamos en el artículo “cómo realizar un cuadrante de turnos rotativos“.  Cabe destacar que en KVP además de los anteriores, contamos con diferentes tipos de cuadrantes , “cuadrante por cliente”,  “cuadrante planificado”, “cuadrante patrón”,  y en todos ellos se permite realizar de manera muy sencilla actualizaciones en los horarios  incorporando exportación/importación a Microsoft Excel, documento que podremos utilizar para trasladarlo a los trabajadores. Ademas existen otras modalidades de cuadrantes para procesos más específicos como el “cuadrante de eventos”, “cuadrante anual”, “cuadrante agrupado”, “cuadrante mail” o “cuadrante de sustitución” todos con particularidades específicas .

 

Cuadrante de empleado, con el detalle diario y acumulado de horas realizadas totales, ordinarias y de computo.

 

Ejemplo cuadrante exportado

Ejemplo de cuadrante por empleado exportado a Excel

 

También disponemos de la posibilidad de generar lotes de información comprimida como los “listados de cuadrante gráfico por empleado/servicio“, a través de la opción “Informes Empleados/Servicio” que ademas del formato Excel, también están disponibles en formato Pdf.

 

Sección informes horas empleado

Exportación de lote de cuadrantes comprimidos.

Ejemplo de Informe Cuadrante Gráfico por Empleado

 

Ahorra tiempo a la vez que mejoras la comunicación interna mediante el Portal del Empleado

Los canales de comunicación interna  favorecen la transmisión de los intereses y valores de la empresa para la que el profesional ha sido contratado, facilitan la cohesión y generan sinergias positivas de consecución de objetivos .

En el contexto del artículo de hoy, la mejor manera de mantener a los empleados al corriente del cualquier modificación sin que suponga ningún tipo de tarea repetitiva es sin duda poner a su disposición el “Portal del Empleado“. Mediante este módulo, nuestros trabajadores podrán acceder en cualquier momento a su cuadrante mensual o anual actualizados en tiempo real, con el consiguiente ahorro de tiempos para la gestión operativa.

 

Acceso a consulta de cuadrantes desde portal

 

Ejemplo de calendario anual

 

Por otra parte  KVP  permite habilitar desde el portal otras funcionalidades que nos permitirán facilitar la gestión diaria de nuestra plantilla, como por ejemplo realizar solicitudes de vacaciones, o cualquier tipo permisos retribuidos de convenio (bodas o mudanzas…),  facilitando y mejorando este complejo apartado de la gestión del absentismo.

 

Solicitud de vacaciones a través de portal del empleado con detalle de días disfrutados.

 

También se permiten  las solicitudes de cambios de turno entre empleados de un mismo servicio. Estos cambios habitualmente mejoran tanto el ambiente laboral, como el tiempo de descanso de nuestros empleados.

Lista de cambios de servicio solicitados desde portal y pendientes de aprobar

 

Todas estas solicitudes serán notificadas vía correo electrónico a los responsables del organigrama para su autorización o denegación. La información retorna al trabajador por el mismo canal una vez generada la respuesta.

En definitiva, manteniendo al empleado informado con este tipo de practicas, generamos una vía de comunicación bi-direccional y personalizable  que se traduce las siguientes en ventajas:

  • Mejoramos la satisfacción del empleado y la calidad del servicio.
  • Incrementamos su motivación haciéndole partícipe de la cultura de empresa.
  • Este tipo de soluciones consiguen a menudo evitar posibles conflictos laborales.

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