Caso de éxito: gestión de reservas para carga y descarga de mercancías de TXT con Sintra

El eje Zaragoza-Madrid constituye una vía de fuerte actividad logística. En él se sitúan varias de las grandes operadoras, entre ellas TXT. 

TXT cuenta con 15 plataformas logísticas y más 300.000 m² de superficie logística distribuidos por toda España. Se dedican a la distribución, paquetería industrial y logística en Portugal, Italia, Francia, Alemania y Reino Unido y dan cobertura a nivel mundial. 

Hasta el momento de la implantación de Sintra, la gestión de reservas para carga y descarga de mercancías se realizaba vía correo electrónico.  

Objetivos

• Digitalizar el proceso de reserva de cita para carga y descarga, y mejorar la experiencia de los usuarios, así como la gestión de los trabajadores.
• Optimizar los tiempos de carga y descarga para aprovechar al máximo los espacios, planificar las llegadas de camiones y reducir las esperas de los conductores y de las cargas. 
• Centralizar la información y la gestión en una única plataforma.  
• Automatizar reservas y dar autonomía a los conductores y empresas, que no necesitan agendar por teléfono ni mail.
• Incrementar el número de entradas y salidas de camiones al día.
• Evitar llegadas espontáneas de camiones a las horas punta.
• Ofrecer la máxima información a los camioneros de diversas nacionalidades sobre su carga, descarga, plataforma y muelle, sus rutas, la geolocalización de la plataforma mediante Google Maps, enlaces con información actualizada sobre las normas y condiciones de la plataforma logística.
• Trazar la calidad de los contenedores, palets y cajas entregadas con un cuestionario de calidad y posibilidad de adjunto.   

El reto: reserva de servicios vs reserva de recursos

En origen, Sintra se creó para la reserva de servicios, concretamente, para la reserva de citas en la gestión de trámites ciudadanos o atenciones al cliente. En este caso, se requería su adaptación para la reserva de recursos físicos: muelles de carga y descarga de sus plataformas logísticas. La gran flexibilidad y escalabilidad de Sintra ha permitido un sencillo modelado de las entidades propias del negocio de la logística y ha hecho que el producto se adapte de manera orgánica al nuevo sector. 

La solución

Se implantó Sintra con sus módulos de gestión de calendarios, usuarios, agendas y envíos de notificaciones por mail. 

• Modelado de almacenes logísticos y sus correspondientes muelles y operadores de carga y descarga de España y Portugal.
• Gestión de calendario y agenda de los servicios de carga y descarga para poder reservar slots de tiempo predefinidos en cada uno de los almacenes, muelles y operadores.
• Localización de almacenes logísticos en Google Maps para ofrecer un «cómo llegar» en las notificaciones enviadas a conductores de transporte.
• Formulario personalizado de calidad para cada cita agendada de servicio de carga y descarga que permite una posterior auditoría por proveedor.
• Posibilidad de adjuntar documentos para cada cita agendada de servicio de carga y descarga.
• Adaptación de datos solicitados en formularios en función del servicio de carga o descarga solicitado.
• Datos centralizados sobre la operativa logística: duración real de la carga y descarga vs duración estimada, detección de picos de demanda y calidad de las mercancías recibidas, entre otros.
• Solución flexible, escalable y usable que garantiza la autonomía de los trabajadores de las diferentes plataformas logísticas y hace más eficientes los procesos.

Clave del éxito

• Flexibilidad de Sintra en el modelado de entidades del mundo real tan diversas como muelles y plataformas logísticas, agentes y espacios
• Adaptación a las necesidades de negocio  
• Rapidez en la implantación y modelado de escenario real en la herramienta
• Progresión gradual en la inclusión de nuevas plataformas logísticas 
• Desarrollo de nuevos evolutivos adaptados a las necesidades del negocio  
• Gestión multidioma para los conductores de diversos países 
• Autonomía en el uso de los gestores del servicio con una mínima sesión de formación y con acceso a vídeo tutoriales, preguntas frecuentes y una breve guía de usuario

Resultados

• Reducción de tiempos de gestión manual
• Reducción de tiempos de espera de conductores
• Reducción de muelles con aglomeraciones y picos de demanda
• Ampliación de número de carga y descargas al día 
• Mayor satisfacción de controllers de muelle 
• Mayor satisfacción de conductores y proveedores de envíos
• Mayor visibilidad para todos los operarios y personal de seguridad de las cargas planificadas centralizadas en un sistema
• Mayor control y trazabilidad interna y externa por proveedor en la calidad de los palets, containers y cajas en cargas y descargas

Sintra ya ha sido implantado en los almacenes logísticos de TXT de Villanueva, La Muela, Guadalajara e Illescas. A lo largo de 2023 se prevé una expansión gradual a todas sus plataformas logísticas en España y Portugal.

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