Solemos pensar en SharePoint como una herramienta colaborativa, perfecta para construir Intranets y Portales corporativos. Y realmente es así, pero tal y como vemos en este estudio, SharePoint se utiliza como una plataforma de colaboración en empresas de todo el mundo.
En concreto, SharePoint también puede proporcionarnos funcionalidad para gestionar nuestros procesos y/o procedimientos, apoyar nuestra lógica de negocio y ayudarnos en nuestra toma de decisiones.
¿Qué es un proceso o procedimiento?
Podríamos definir un proceso o procedimiento como un conjunto de pasos repetitivos, ordenados y priorizados, que se ejecutan de forma manual, que generan alguna evidencia en múltiples formatos (correo electrónico, documento físico, tarea, convocatoria de reunión, etc.) y que sirven para estandarizar una funcionalidad concreta.
Podemos encontrarnos, entre otros, procedimientos corporativos, financieros o comerciales, lo que evidencia que prácticamente la totalidad de áreas o departamentos de una empresa, independiente de su sector o dedicación, pueden obtener beneficios utilizando SharePoint y sus herramientas como motor de procesos.
¿Qué beneficios proporciona una gestión de procesos?
1 – Reducción de costes
Evitamos tener personal dedicado al control y gestión de un solo proceso o procedimiento y/o la compra de licencias innecesarias: el proceso puede comunicarse con otras herramientas sin necesidad de acceder físicamente a ellas.
2 – Aumento de productividad
Tanto los administradores del proceso como los usuarios se despreocupan totalmente de la parte manual del proceso: a quién debo avisar en el siguiente paso o a quién debo enviarle el documento obligatorio.
3- Estandarización de herramientas
El usuario sigue utilizando la misma plataforma para realizar sus gestiones, sin necesidad de abrir otras herramientas.
4 – Impacto ante un cambio en un proceso existente
¿Qué ocurre si el procedimiento para la solicitud de vacaciones cambia? ¿A cuánta gente tengo que avisar? ¿Llegará el cambio a todo el mundo? Con un proceso automatizado despreocupamos a usuarios y administradores de cualquier cambio en cualquier proceso.
¿Qué herramientas puedo utilizar en SharePoint para la gestión de procesos?
SharePoint dispone de un motor de flujos de trabajo muy potente, tanto para versiones Online (Office 365) como para versiones OnPremise. Veamos qué herramientas se pueden utilizar en SharePoint para mejorar la gestión de procesos:
Envío de correo al tramitar un pedido
El simple hecho de cambiar una propiedad de un pedido (y marcarlo como enviado, por ejemplo) puede desencadenar una serie de acciones automáticas, como el envío de correos con un texto y formato predeterminado.
Se permite capturar cualquier cambio que se produzca en un sitio, biblioteca, lista, documento o elemento: creación, borrado, modificación, desprotección, etc.
Seguimiento de un proceso legal
Procesos con tareas anidadas. Cuando el usuario finaliza una tarea, el proceso asigna automáticamente la siguiente al usuario correspondiente, evitando errores humanos y pérdida de información.
Se pueden implementar controles de evidencias (el flujo no continúa hasta comprobar que hay un documento generado), avisos por correo electrónico ante asignación de nueva tarea o sincronización con Outlook, entre otras acciones, haciendo más fácil y atractivo el flujo para los usuarios.
Aprobación de facturas de compra
El motor de flujos de trabajo proporciona conexiones vía API/REST (servicios web) con cualquier herramienta que exponga una capa de conexión o con cualquier herramienta con la que se integre totalmente, como Dynamics 365.
Puede implementarse un flujo que realice acciones concretas, como puede ser la aprobación de una factura o la generación de un contrato en cualquier ERP preparado para ello, sin necesidad de acceder al propio ERP.
Microsoft PowerApps en SharePoint
Junto con Flow, permite diseñar aplicaciones móviles en Office365 para gestionar procesos. Algunos de estos procesos útiles para empresas son:
Gestión de vacaciones
Con PowerApps se puede construir una aplicación para que los usuarios puedan realizar la petición de sus vacaciones vía dispositivo móvil.
Gestión de visitas comerciales
Las visitas comerciales suelen generar un informe de visita comercial en base a la información recogida durante la vista. Con una aplicación móvil, el usuario puede registrar la visita sin necesidad de estar en la oficina o delante de un ordenador.
Código personalizado – Sharepoint Framework
Si el proceso a implementar necesitara una lógica especial o tuviese una complejidad extrema la plataforma permite utilizar código personalizado (SharePoint Framework) para cubrir cualquier necesidad funcional.
En definitiva, el abanico que ofrece SharePoint para implementar procesos de negocio es tan amplio y tan variado como los distintos procesos que podemos encontrarnos en cualquier organización. En Hiberus somos expertos en SharePoint, ¿te ayudamos? ?
