Gestión de proyectos. Problemas y riesgos más comunes.

La Gestión de proyectos acarrea una serie de riesgos que han de tenerse en cuenta. En este post enumero  los problemas más comunes y riesgos que podemos encontrarnos:

1. No existencia de unas normas de gestión del proyecto. [severidad: alta] Desarrollar unas Normas de Gestión del Proyecto adecuado que recoja la definición del proyecto, la planificación global, las decisiones tomadas en la reunión Kick-Off  (principales mecanismos de gestión y ejecución del proyecto), responsabilidades y línea base aprobada para guiar la ejecución y control del proyecto.
2. Planificaciones no ajustadas a la realidad debido a: estimaciones erróneas, movilidad de los recursos, insuficiencia de recursos (cantidad y personal), fechas prefijada y cambios de requisitos. [severidad: alta] Utilizar los procedimientos, herramientas, técnicas y base de datos históricos adecuados para estimar el tamaño, el esfuerzo, el coste y los recursos necesarios para la planificación y seguimiento de proyectos.
3. No se tiene una visión del estado real de los proyectos y por ende ni visibilidad de la evolución del proyecto. [severidad: alta] Establecer hitos principales y reuniones de seguimiento periódicas para realizar informes del progreso del proyecto.
4. Retraso en la entrega de las aplicaciones e, incluso, reducción en las funcionalidades de las mismas. [severidad: alta]  Realizar inventario de análisis de riesgos y problemas y mantenerlos actualizados durante todo el desarrollo del proyecto.
5. Falta de procedimientos de comunicación entre los grupos de las distintas direcciones en el ámbito de un proyecto. [severidad: alta]  Desarrollar un Plan de Comunicación en el que se establezcan las necesidades de comunicación durante el desarrollo del proyecto.
6. Falta de una matriz de escalado. [severidad: alta]   Identificar donde o a quien escalar antes de un bloqueo en el proyecto.
7. Falta de compromiso del cliente para el proyecto. [severidad: alta]  Validar el plan de trabajo con el cliente, estableciendo compromisos del cliente para el proyecto y definiendo su participación dentro del mismo.
8. Falta de cumplimiento de acuerdos establecidos durante reuniones con el cliente. [severidad: alta]  Generación de agendas y actas para cada reunión con el cliente, y validación de las actas por parte del cliente.
9. Existencia de personal del equipo de trabajo, sin que tenga establecida su participación en el proyecto. [severidad: alta] Definición de roles y responsabilidades de todos los miembros de equipo de acuerdo al plan de trabajo definido
10. Documentación del progreso del proyecto obsoleto o sin cumplir con los estándares establecidos para su realización. [severidad: alta] Actualización periódica de la información en la carpeta de proyecto y revisión de los estándares de nomenclatura de todos los archivos.
11. Pérdida de contacto con clientes potenciales, para futuros proyectos. [severidad: alta] Mantenimiento del contacto con el cliente tras el proyecto, especialmente si existen oportunidades de continuidad (actualización de la BBDD de contactos).
12. Modificaciones del alcance en el transcurso del proyecto. [severidad: alta]  Informar al cliente de los próximos pasos y de las tareas pendientes para gestionar expectativas y anticiparse. Mantener una comunicación constante de los responsables del proyecto – Reuniones de seguimiento. Revisar periódicamente las actas de reunión de kick-off y propuesta inicial con todo el equipo de proyecto.