Caso de éxito

La Fundación Laboral de la Construcción, entidad española que promueve la mejora de la formación y seguridad en el sector de la construcción, se enfrentaba a una serie de desafíos en cuanto a la gestión de sus documentos y datos. Los retos clave eran los siguientes:

1. Centralización de la gestión documental: La Fundación necesitaba una solución eficaz para gestionar los documentos dispersos en diferentes plataformas y sistemas, lo que dificultaba su acceso y manejo.
2. Estrategia de digitalización: La Fundación requería un proceso de digitalización de sus datos, para mejorar el acceso, la seguridad y la eficiencia en el uso de la información.
3. Definición e implementación del CDE: La entidad debía desarrollar e implementar un Entorno Común de Datos (CDE) que permitiera centralizar la información en una única plataforma, con una estrategia clara de implantación.

hiberus, con su amplia experiencia en gestión documental y soluciones de software, fue el socio elegido para llevar a cabo este ambicioso proyecto de digitalización y gestión de datos para la Fundación Laboral de la Construcción.

1. Digitalización de Datos y Centralización de Documentos:
   • Se implementó un sistema de gestión documental robusto que permitió la digitalización de todos los documentos físicos existentes en la Fundación, lo que facilitó su acceso y distribución de manera rápida y eficiente.
   • Los documentos fueron centralizados en una plataforma única, permitiendo una gestión más ágil y segura. Este sistema optimizó tanto la gestión interna de documentos como la colaboración entre diferentes áreas y departamentos de la Fundación.
2. Desarrollo e Implementación del CDE (Entorno Común de Datos):
   • Se diseñó e implementó un Entorno Común de Datos (CDE) que permitió a la Fundación almacenar, compartir y gestionar los datos de forma centralizada. Este entorno se integró con las herramientas y plataformas existentes, facilitando una mejor coordinación y sincronización de la información entre los diferentes equipos y departamentos.
   • La estrategia de implantación del CDE se definió de manera detallada, con una planificación para asegurar la transición fluida desde los sistemas tradicionales a la nueva plataforma centralizada, minimizando riesgos y maximizando la adopción de los usuarios.
3. Seguridad y Cumplimiento Normativo:
   • En todo el proceso de digitalización y centralización, se priorizó la seguridad de la información para garantizar que todos los documentos y datos estuvieran protegidos frente a accesos no autorizados.
   • Además, la solución cumplió con todas las normativas vigentes en cuanto a la gestión de datos, asegurando que la Fundación cumpliera con los estándares legales y de protección de datos.
4. Mejora en la Eficiencia y Colaboración:
   • La centralización de los datos y la digitalización de los documentos permitió a la Fundación Laboral de la Construcción mejorar su eficiencia operativa al reducir los tiempos de búsqueda y acceso a la información.
   • Asimismo, la nueva plataforma permitió una mejor colaboración entre los distintos departamentos, facilitando la toma de decisiones y la ejecución de proyectos.

Con la implantación de esta solución, la Fundación Laboral de la Construcción logró optimizar la gestión documental, digitalizando sus datos y centralizando la información en un Entorno Común de Datos eficiente y seguro. La implementación de esta tecnología no solo mejoró la gestión interna, sino que también proporcionó una estrategia clara y efectiva para la integración de nuevos procesos y la colaboración entre los equipos de trabajo.