El Grupo Volkswagen cuenta con cerca de 150 concesionarios en España y más de 8000 profesionales. Tras décadas de crecimiento en el territorio español, la empresa alemana identificó la necesidad de centralizar sus talleres en una única plataforma digital.
hiberus ha desarrollado un sistema que no solo optimiza procesos clave como la gestión de pedidos y el alquiler de herramientas, sino que también simplifica la operativa interna. El objetivo principal: mejorar la eficiencia organizativa y mejorar la experiencia de cliente.
El reto
El desafío principal consistía en satisfacer las necesidades específicas de la red de concesionarios sin sacrificar la escalabilidad de la plataforma digital. El desarrollo de nuevas funcionalidades y automatizaciones no debía afectar al rendimiento de los equipos ni, a su vez, impactar negativamente en la percepción de las personas usuarias. A su vez, la plataforma debía permitir procesar y gestionar los más de 100 pedidos diarios que recibe Volkswagen.
Tras una consultoría y análisis inicial del proyecto, se decidió desarrollar una nueva plataforma en Adobe Commerce en la que unificar todos los procesos de gestión de equipamiento. Esta solución integra a los concesionarios de Volkswagen, permite la coordinación de stocks en tiempo real y optimiza la eficiencia operativa a nivel global.
La solución
En hiberus, hemos diseñado y desarrollado Protooling, una plataforma innovadora con funcionalidades de gestión diaria para distribución de suministros. Construida con Adobe Commerce y Hyvä, Protooling se posiciona como una solución integral y versátil, funcionando como una plataforma multiuso diseñada para optimizar y agilizar procesos clave.
Portal de e-commerce personalizado
Se ha desarrollado una plataforma con funcionalidades B2B con Adobe Commerce en las que cada concesionario tiene un espacio propio para gestionar pedidos, alquileres, calibraciones e inventarios. Así, se crea un espacio en el que convergen tanto profesionales de la empresa como consumidores finales, quienes pueden navegar de forma ágil para la compra de productos o solicitud de ayuda técnica.
Las nuevas funcionalidades de la plataforma tienen, como denominador común, la automatización en el centro:
- Gestión de usuarios y permisos B2B: permite un control completo sobre quién puede acceder a qué recursos dentro de la empresa, lo que garantiza la seguridad de los datos y agiliza las tareas administrativas. Además, mejora la eficiencia al asignar y gestionar permisos de manera centralizada.
- Control de inventario: mantiene una trazabilidad integral sobre el inventario en diferentes ubicaciones, lo que asegura la disponibilidad de los productos y reduce el riesgo de pérdidas o errores en la gestión de stock. También facilita la toma de decisiones basadas en datos en relación con el inventario y optimiza los procesos de reabastecimiento y almacenamiento.
- Alquiler simplificado: proporciona a los usuarios una forma fácil y flexible de alquilar productos, lo que aumenta la satisfacción del cliente y maximiza la utilización de los recursos disponibles. Protooling se convierte así en una solución eficiente para la gestión de reservas, optimizando la planificación y la asignación de recursos.
- Soporte optimizado: ofrece un servicio de soporte personalizado para cada persona usuaria, proporcionando una atención rápida y eficaz a las consultas y problemas que puedan surgir.
- Buscador adaptado a cliente: facilita la localización de información relevante y mejora la eficiencia en la navegación por la plataforma. Esto se traduce en una experiencia de búsqueda optimizada y ágil.
- Gestión de reparaciones y calibraciones: gestiona y precisa las reparaciones y calibraciones de equipos y productos, lo que garantiza su correcto funcionamiento y prolonga su vida útil, optimizando a su vez procesos de mantenimiento y reduciendo tiempo de inactividad.
- Gestión de acceso a proveedores: asegura el control del acceso de los proveedores a la plataforma, garantizando la seguridad de los datos y facilitando la colaboración efectiva con socios comerciales externos, con la transparencia y la rentabilidad como objetivos clave.
- Integración de los sistemas de facturación: optimiza la unificación de los procesos de facturación en cada concesionario, garantizando facturas precisas y puntuales en todos los niveles.
Uno de los componentes fundamentales en el desarrollo de las funcionalidades B2B de la plataforma para Volkswagen ha sido el uso de Adobe Commerce y Hyvä no solo ofrece una interfaz más rápida y eficiente, sino que también mejora significativamente la experiencia de usuario, algo esencial para los concesionarios que deben gestionar pedidos y reservas de equipamiento de manera ágil.
La tecnología de Adobe Commerce ha permitido crear un entorno optimizado y ligero, reduciendo los tiempos de carga y mejorando la capacidad de respuesta, crucial para la operación simultánea de múltiples concesionarios.
Sistema de gestión de equipamiento, alquileres y almacenes
Con la implementación de Adobe Commerce, gestionar los alquileres resulta un proceso rápido, sencillo e intuitivo, permitiendo a los propios talleres programar y administrar el renting de coches y piezas.
Asimismo, se ha implantado un sistema de gestión de inventarios en tiempo real, adaptado a las necesidades de cada concesionario, lo que ha permitido una visibilidad completa del stock y los recursos disponibles.
Con su interfaz user-friendly, este sistema de inventario permite el control de las más de 10 mil piezas de los talleres de Volkswagen y su supervisión cuantitativa, todo ello cumpliendo con los estándares normativos.
Todo ello, impulsado por un proceso de reserva de equipamiento intuitivo y fácil de usar, que incluye opciones logísticas para la entrega y devolución eficiente del material.
Sistema de roles y permisos
Volkswagen buscaba garantizar la trazabilidad y control de permisos para la plantilla de cada concesionario. Para asegurar un acceso controlado y seguro a la plataforma, se ha implementado un sistema de roles jerárquico y personalizable por taller. Estos roles incluyen administradores, supervisores de almacén, gerentes de ventas y técnicos de soporte, cada uno con permisos específicos que les permiten realizar acciones como agregar nuevos productos, procesar pedidos, generar informes o brindar soporte técnico.
Clave del éxito
El equipo de hiberus ha logrado transformar la gestión de equipamiento en la red de concesionarios del Grupo Volkswagen, ofreciendo una plataforma digital que optimiza procesos, mejora la experiencia de usuario y maximiza la eficiencia operativa. Con Adobe Commerce y Hyvä como pilar clave en su desarrollo, la plataforma de Volkswagen, Protooling, se perfila como una solución escalable que seguirá evolucionando para satisfacer las crecientes demandas del sector.
Adobe Commerce es un ecosistema con una estructura robusta, escalable, personalizable y eficiente. Implementando Hyvä, aumenta exponencialmente la agilidad, alcanzando una increíble performance:
- Desarrollo de nuevas funcionalidades
- Automatización de procesos
- Simplificación de la curva de gestión y aprendizaje
- Implementación ágil
Resultados
La solución desarrollada por hiberus ha conectado los procesos de alquiler con los sistemas de facturación y gestión de inventarios de cada concesionario, optimizando la logística, reduciendo tiempos de espera y mejorando de la eficiencia en la entrega y devolución de equipos.
La implementación de Hyvä en Adobe Commerce ha generado importantes beneficios para la red de concesionarios del Grupo Volkswagen:
- Reducción significativa en los tiempos de espera y en la gestión manual, lo que mejora la satisfacción del cliente.
- Optimización de los recursos disponibles y disminución del tiempo de inactividad en los talleres, incrementando la eficiencia operativa.
- Mayor visibilidad y control sobre el inventario, lo que permite una toma de decisiones más informada.
- Mejoras logísticas que reducen los tiempos de entrega y devolución de equipamiento.
- Soporte técnico más ágil, con una resolución rápida de consultas, contribuyendo a una experiencia de usuario más positiva.
Desde su implementación, ha aumentado significativamente el user engagement y la actividad en la intranet, con una reducción del 40% en consultas de soporte gracias a la facilidad de uso de Adobe Commerce.
Además, la automatización de procesos ha supuesto un importante ahorro de tiempo en los equipos de gestión y en los talleres, logrando que el 70 % de los pedidos completen su ciclo en las primeras 48 horas.
Desde hiberus, continuamos acompañando a Volkswagen en la presencia digital de su red de talleres. Tras el éxito inicial de Protooling con tecnología Adobe Commerce, el proyecto se encuentra en una fase de expansión y mejora continua, incluyendo la incorporación de funcionalidades avanzadas demandadas por la red de talleres oficiales.
En hiberus, somos partners de Hyvä y Adobe Commerce. Contamos con más de 100 especialistas en nuestro equipo que trabajan en proyectos de todos los sectores, con experiencia en B2B, B2C y la integración con distintas herramientas y tecnologías. Nuestra diversificación nos permite desarrollar soluciones adaptadas y efectivas para nuestros clientes a nivel mundial.
¿Quieres más información sobre nuestros servicios de Hyvä?
Contacta con nuestro equipo de expertos de Adobe Commerce Magento
