El teletrabajo ha llegado de forma abrupta a las redacciones por la pandemia del coronavirus Covid-19 pero, no obstante, son muchas las empresas que con anterioridad ya empleaban métodos para trabajar coordinadas en remoto gracias a la era globalizada en la que vivimos.
Trabajar desde casa en equipo puede ser un caos si no se cuenta con las herramientas digitales apropiadas.
¿Cuáles usar para realizar reuniones virtuales?
¿Cómo trabajar de forma coordinada estando los integrantes de un mismo equipo a kilómetros de distancia?
Te contamos todo lo que ocurre en un medio de comunicación cuando se activa el dispositivo ‘teletrabajo’.
Reuniones de contenidos ‘online’
En todos los medios de comunicación se realizan a diario reuniones presenciales de contenido.
Primero entre los miembros de una misma sección y después otra conjunta de los jefes de cada sección con dirección para exponer las ideas recabadas entre todos los redactores y conocer qué noticias propias llevará el medio en las próximas horas o al día siguiente.
La solución en casos de teletrabajo es la reunión ‘online’ a través de herramientas de videoconferencia. Entre las aplicaciones más usadas destacan Google Meet, Microsoft Teams, Google Hangouts o Skype.
Google Hangouts y Skype también suelen ser utilizadas por las empresas pero estos recursos están cayendo en desuso por el ascenso de Google Meet y Microsoft Teams, que están diseñadas por y para las empresas.
Google Meet te permite crear un evento -reunión de trabajo virtual- si se utiliza para ello una cuenta integrada en G-Suite.
Es muy intuitiva y facilita la comunicación entre los integrantes del encuentro mostrando en pantalla grande a la persona que está hablando en ese momento.
El resto aparece en pequeñas ventanitas a un lado de la pantalla. Además su acceso y muy sencillo puesto que el administrador de la cuenta sólo tiene que configurar una reunión y el resto de integrantes podrán acceder mediante un enlace enviado al correo electrónico o dándole al botón de ‘unirse al grupo’.
Por su parte, Microsoft Teams integra todas las funcionalidades de Office 365 – Word, Excell, Power Point y OneNote- siendo, en este caso, el acceso directo a los contenidos y la colaboración en tiempo real una de sus principales ventajas de uso. Además, cuenta con 10 GB de almacenamiento de archivos para un equipo y 2 GB por persona.
Ahora, debido a la situación excepcional que estamos viviendo, ofrece 6 meses de acceso gratuito para facilitar el teletrabajo en las empresas.
A la hora de escoger una herramienta u otra es importante que compruebes que las videollamadas quedarán encriptadas y por tanto las comunicaciones se realizan de forma segura.
Publicación de contenidos
En un periódico digital cada contenido publicado es susceptible de ir a portada. En una empresa de 50 a 100 personas sería muy complejo que cada redactor tuviera que ir ‘cantando’ a viva voz cada tema publicado a la persona encargada de organizar los contenidos en la portada de la web. Por ello se utilizan otros canales como Slack o whatsApp.
La herramienta Slack está diseñada específicamente para empresas con el fin de facilitar la comunicación en equipos.
Permite crear grupos de trabajo, entablar conversaciones privadas y enviar y recibir archivos… Es perfecta para resolver la comunicación del flujo continuo de informaciones que van surgiendo entre todos los redactores de todas las secciones y los portadistas y se utiliza para ir enviando el contenido publicado. Hoy en día es esencial en las grandes redacciones.
Por su parte, whatsApp es igual de útil que Slack en este aspecto pero suele utilizarse para equipos de trabajo más reducidos que necesiten una comunicación más directa.
Por ejemplo, para crear grupos o subgrupos dentro de una misma sección del medio e ir resolviendo las dudas que van surgiendo a través de él. En las empresas suele rehuirse de su uso puesto que las conversaciones privadas de cada redactor pueden distraer la atención en el trabajo.
Su opción de Whatsapp Web agiliza la comunicación por este canal desde el propio ordenador.
Últimas horas
Cuando una información que nos llega no puede esperar a ser publicada, lo más eficiente si se está se está teletrabajando es la llamada telefónica.
De esta manera, tu información llega a su receptor en el momento exacto y evitando que sea leída más tarde o se pierda entre el flujo continuo de informaciones que van enviándose. O
curre así con informaciones de última hora urgentes o cambios importantes en portada y titulares, por ejemplo.
Organización del trabajo
Para organizar el trabajo entre equipos muchas empresas utilizan la herramienta Trello.
Esta aplicación utiliza tablas de trabajo en la que se puede ver con mucha facilidad a quién le toca hacer qué y cuándo es su deadline o fecha límite de entrega, así como cuáles son los trabajos que están en proceso y los ya realizados.
Es perfecta para coordinar trabajos sobre un mismo tema como, por ejemplo, la lotería de Navidad o la Gala de los Goya.
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