Cómo mejorar la gestión de cuadrantes de trabajo

Independientemente del tamaño de sus plantillas, existe una problemática común en todas aquellas organizaciones donde el mercado al que se dirigen demanda sus servicios sin atender a horarios fijos o sin diferenciar jornadas laborables o festivas. Nos referimos por supuesto al conjunto de tareas que se engloban en la gestión de cuadrantes de trabajo que incluyen rotación de personal o como se denomina en entorno anglosajón, “rostering”.

El rostering es el proceso de planificación y asignación de empleados a turnos y/o tareas específicas dentro de una organización. Este proceso parte de la necesidad de asegurar que la empresa tenga suficientes empleados disponibles para cubrir la demanda de servicio minimizando los costos laborales innecesarios.   

Para mejorar el resultado deseado de una asignación óptima de turnos, se debe tener en cuenta todas las restricciones y variables a la hora de elaborar los horarios de la planificación de la plantilla, desde las necesidades de la empresa, pasando por los requisitos legales, pero teniendo en cuenta también las preferencias de los empleados.  

¿Qué problemas debemos resolver?

A continuación enumeramos una serie de problemas habituales cuando no se realiza una gestión eficaz de los cuadrantes de una organización: 

• Falta de personal. Cuando la planificación no se realiza correctamente, podemos incurrir en falta de personal disponible para cubrir los turnos necesarios.  Lo cual puede derivar en la incapacidad de dar un servicio adecuado mermando de este modo la calidad del servicio,  como medida paliativa se suelen desdoblar turnos en los empleados disponibles incrementando a su vez los costos y el descontento entre los trabajadores.  
• Exceso de personal. Por otro lado, si la asignación se realiza sin tener en cuenta las necesidades futuras de la demanda de servicio, puede generar en sobrecontratación provocando un exceso de empleados disponibles para trabajar en un momento determinado, lo que aumenta los costos laborales y disminuye la eficiencia. 
• Incumplimiento de los requisitos legales. Bajo el marco regulador de los convenios se establecen numerosos requisitos en cuanto a las horas de trabajo, descansos, turnos nocturnos, etc. Esto puede suponer una tarea extremadamente compleja cuando se deben programar turnos en períodos de alta demanda o en situaciones de emergencia. No obstante si el cuadrante no cumple con estos requisitos, puede haber sanciones legales, mala imagen de la empresa,  agravando el clima laboral. 
• Horarios poco flexibles. Los horarios rígidos pueden ser problemáticos para los empleados que tienen responsabilidades fuera del trabajo, como el cuidado de niños o familiares. Esto puede afectar la moral y la retención de empleados. 
• Falta de consideración por las preferencias de los empleados. Si los horarios se asignan sin tener en cuenta las preferencias de los empleados, puede haber una falta de satisfacción y una mayor rotación de empleados. 
• Problemas de comunicación. Finalmente la comunicación puede ser un problema si los empleados no reciben información precisa sobre sus horarios o si no se les notifica de los cambios en el horario con suficiente anticipación. Abordar esta problemática resulta un desafío en ámbitos laborales deslocalizados o con alta movilidad. 
• Rotación y equidad en la asignación. Es importante garantizar una distribución rotacional y equitativa de los turnos evitando la asignación sistemática de turnos desfavorables (por ejemplo, siempre asignar los turnos nocturnos al mismo grupo de empleados). 
• Cambios imprevistos y ajustes de última hora. En un entorno laboral dinámico, pueden surgir situaciones inesperadas, como ausencias de empleados, emergencias, cambios en la demanda, etc. Esto requiere una capacidad de adaptación rápida para realizar cambios en el roster y asegurar una cobertura adecuada, la dificultad estriba en la capacidad de realizar la cobertura de última hora respetando en la medida de lo posible todos los puntos anteriores. 

Cómo mejorar la gestión de cuadrantes de trabajo

Identificados los problemas a los que nos enfrentaremos a la hora de diseñar un sistema adecuado para la gestión de cuadrantes de trabajo, a continuación debemos definir una serie de estrategias que nos permitan realizar de manera cuidadosa una planificación que permita alcanzar los objetivos deseados.  

Si bien históricamente una herramienta muy utilizada para crear horarios y gestionar el rostering de los empleados eran las hojas Excel,  aunque pueden llegar a ser una opción económica y accesible, generalmente están limitadas en cuanto a funciones y pueden requerir mucho tiempo y esfuerzo para mantenerlas actualizadas. A partir de 60-80 empleados claramente dejan de ser una solución eficiente, escalable y mantenible. 

Por contra, hay una clara y fuerte tendencia al uso de herramientas dedicadas a la gestión de cuadrantes, debido a que se trata de software especializado en rostering y sus tareas derivadas. Estas herramientas pueden automatizar gran parte del proceso, optimizando la asignación de turnos en función de la demanda y los criterios establecidos. Además, tienen funciones que permiten gestionar las preferencias y necesidades individuales, así como realizar ajustes de última hora de manera más eficiente. 

A continuación describimos cómo un softtware de gestión de turnos de trabajo especializado como KVP puede ayudarte en las diferentes estrategias clave, recomendadas para la afrontar las tareas de planificación y diseño efectivo de cuadrantes rotativos así como a compartir los cuadrantes de trabajo con tus empleados.

Análisis de la demanda

Estudia y analiza la demanda de trabajo en función de la actividad de tu organización. Examina los patrones de demanda diarios, semanales, estacionales y cualquier otro factor relevante. Utiliza datos históricos, proyecciones de ventas u otras métricas pertinentes para estimar la demanda de personal en diferentes momentos.  

En KVP desglosamos y almacenamos automáticamente la información de los diferentes tipos de hora realizados tanto meses anteriores como futuros en tablas históricas que pueden ser empleadas para modelar informes de explotación ad-hoc, o conectadas con entornos BI para la elaboración de cuadros de mando.

Evaluación de las habilidades y competencias

Identifica las habilidades y competencias necesarias para cada puesto de trabajo. Asegúrate de asignar empleados con las habilidades adecuadas para cubrir los diferentes roles en los turnos programados. Considera la formación necesaria y planifica con anticipación para garantizar que los empleados estén capacitados para realizar las tareas requeridas.

En KVP disponemos del concepto de capacitación, que junto con la categoría y el cargo forman el conjunto de información que se utiliza para identificar las características o cualidades específicas de un empleado que permitan garantizar la calidad del servicio.

Consideración de las preferencias y necesidades individuales

Escucha y ten en cuenta las preferencias y necesidades individuales de tus empleados en la medida de lo posible. Pide retroalimentación sobre las preferencias de turnos, días libres, disponibilidad, etc. Trata de equilibrar las solicitudes de los empleados con los requerimientos operativos para alcanzar un compromiso justo.

Mediante herramientas del módulo Portal de KVP, la comunicación entre el empleado y la coordinación operativa de la organización está garantiza mas allá de una llamada de teléfono, facilitando y agilizando procesos de solicitud de permisos, cambio e intercambios de turnos, consulta de cuadrantes o novedades de servicio… garantizando el cumplimiento de la normativa registro horario.

Rotación justa y equitativa

Permite realizar cuadrantes de turnos rotativos implementando una política de rotación equitativa de los turnos para evitar la asignación sistemática de los mismos horarios a los mismos empleados. Esto fomentará la equidad y ayudará a evitar el agotamiento o el descontento entre el personal.

En KVP existen varias herramientas para la generación automática de turnos a partir de una parametrización inicial, siendo algunos de estos parámetros aquellos que permiten garantizar el equilibrado de las asignaciones de turnos nocturnos, fines de semana, festivos… Mientras que el resto se dedican a la optimización y control de los valores establecidos en los diferentes convenios existentes, aportando a su vez estadísticas de evaluación de resultados.

Flexibilidad y capacidad de adaptación

Mantén un enfoque flexible para ajustar los turnos según sea necesario. Anticipa los cambios imprevistos y establece un plan de contingencia para cubrir las ausencias repentinas o las fluctuaciones inesperadas de la demanda. Mantén una comunicación fluida con el equipo y asegúrate de que todos estén informados sobre los cambios y ajustes en los horarios.

Utilizando las funcionalidades como “Disponibilidad” KVP permite seleccionar empleados que se encuentren en condiciones óptimas para realizar coberturas de servicio, ampliaciones de jornada o intercambios de turnos, basándonos en el saldo de horas realizadas frente al cómputo, y en las estadísticas de descansos y últimos turnos trabajados. Igualmente KVP cuenta con diferentes pantallas de gestión de cuadrantes adaptables al enfoque preciso en cualquier momento (centro, servicio, cliente, empleado, planificado, patrón, tramo horario) permitiendo el control y cambio diarios del servicio.

Todas estas estas estrategias te ayudarán a generar una planificación de cuadrantes adecuada, pero es importante adaptarlas a las necesidades y características específicas de tu organización. Recuerda que el rostering eficiente es un proceso continuo que requiere revisión y ajuste constante para optimizar los resultados. También puedes apoyarte en guías de buenas prácticas que podremos aplicar independientemente del sector.

Solución a tu alcance para mejorar la gestión de los cuadrantes de trabajo

En conclusión, la planificación y asignación de empleados a tareas específicas puede optimizarse con herramientas diseñadas a tal efecto que gestionen este proceso de manera más eficiente y efectiva.

Una buena gestión de rostering de empleados puede ayudar a una empresa a controlar los costos laborales, reducir la rotación de empleados, aumentar la productividad y mejorar el servicio al cliente, todo ello se traduce en un incremento del ROI.

Como hemos comentado, en Hiberus contamos con KVP, una plataforma de software para la gestión de cuadrantes con 20 años de experiencia en el mercado recomendada para plantillas a partir de 100 trabajadores.

KVP cuenta con módulos específicos para diferentes tipos de empresas que necesitan una plataforma de gestión de turnos de calidad. En la actualidad, ayuda a desarrollar el negocio de organizaciones en diversos sectores, entre los que se encuentran:

• Seguridad: implantación de plataforma para la gestión de cuadrantes y patrones de trabajo para vigilantes y seguridad.
• Limpieza y Jardinería: gestión integral para empresas de limpieza, jardinería y mantenimiento. Planificación de turnos, gestión del absentismo, variables…
• Retail y Outsourcing: planificación e integración con sistema propios, control de presencia y Portal del empleado para la solicitud de incidencias…
• Administraciones publicas: diseño y de patrones con rotación, control de asignación rotación y presencia. Gestión de absentismo
• Socio Sanitario: planificación del servicio, Portal del trabajador intercambios de turnos. Gestión de la disponibilidad y el absentismo.
• Ingeniería y Obra Civil: herramienta multiplataforma para la imputación de horas a proyectos multinacionales. Gestión de festivos, absentismos…

Si quieres saber más de KVP y su gestor de cuadrantes, solicita una demo totalmente gratuita. En Hiberus te ayudaremos a elegir la tecnología más adecuada para las diferentes necesidades tu empresa. Contacta con nosotros si quieres un asesoramiento personalizado.