{"id":9323,"date":"2020-01-18T15:21:33","date_gmt":"2020-01-18T13:21:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/?p=9323"},"modified":"2023-11-28T12:51:13","modified_gmt":"2023-11-28T11:51:13","slug":"herramientas-gestion-procesos-sharepoint","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/herramientas-gestion-procesos-sharepoint\/","title":{"rendered":"Herramientas \u00fatiles para la gesti\u00f3n de procesos en SharePoint"},"content":{"rendered":"

Solemos pensar en SharePoint<\/strong> como una herramienta colaborativa, perfecta para construir Intranets<\/a> y Portales corporativos<\/a>. Y realmente es as\u00ed, pero tal y como vemos en este estudio<\/a>, SharePoint se utiliza como una plataforma de colaboraci\u00f3n en empresas de todo el mundo.<\/p>\n

En concreto, SharePoint tambi\u00e9n puede proporcionarnos funcionalidad para gestionar nuestros<\/strong> procesos y\/o procedimientos<\/strong>, apoyar nuestra l\u00f3gica de negocio y ayudarnos en nuestra toma de decisiones.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 es un proceso o procedimiento?<\/h2>\n

Podr\u00edamos definir un proceso o procedimiento<\/strong> como un conjunto de pasos repetitivos, ordenados y priorizados, que se ejecutan de forma manual, que generan alguna evidencia en m\u00faltiples formatos (correo electr\u00f3nico, documento f\u00edsico, tarea, convocatoria de reuni\u00f3n, etc.) y que sirven para estandarizar una funcionalidad concreta.<\/p>\n

Podemos encontrarnos, entre otros, procedimientos corporativos, financieros o comerciales, lo que evidencia que pr\u00e1cticamente la totalidad de \u00e1reas o departamentos de una empresa, independiente de su sector o dedicaci\u00f3n, pueden obtener beneficios<\/strong> utilizando SharePoint y sus herramientas como motor de procesos.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 beneficios proporciona una gesti\u00f3n de procesos?<\/h2>\n

1 – Reducci\u00f3n de costes<\/h3>\n

Evitamos tener personal dedicado al control y gesti\u00f3n de un solo proceso o procedimiento<\/strong> y\/o la compra de licencias innecesarias: el proceso puede comunicarse con otras herramientas sin necesidad de acceder f\u00edsicamente a ellas.<\/p>\n

2 – Aumento de productividad<\/h3>\n

Tanto los administradores del proceso como los usuarios se despreocupan totalmente de la parte manual del proceso<\/strong>: a qui\u00e9n debo avisar en el siguiente paso o a qui\u00e9n debo enviarle el documento obligatorio.<\/p>\n

3- Estandarizaci\u00f3n de herramientas<\/h3>\n

El usuario sigue utilizando la misma plataforma para realizar sus gestiones<\/b>, sin necesidad de abrir otras herramientas.<\/p>\n

4 – Impacto ante un cambio en un proceso existente<\/h3>\n

\u00bfQu\u00e9 ocurre si el procedimiento para la solicitud de vacaciones cambia? \u00bfA cu\u00e1nta gente tengo que avisar? \u00bfLlegar\u00e1 el cambio a todo el mundo? Con un proceso automatizado <\/b>despreocupamos a usuarios y administradores de cualquier cambio en cualquier proceso.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 herramientas puedo utilizar en SharePoint para la gesti\u00f3n de procesos?<\/h2>\n

SharePoint dispone de un motor de flujos de trabajo <\/b>muy potente, tanto para versiones Online (Office 365) como para versiones OnPremise. Veamos qu\u00e9 herramientas se pueden utilizar en SharePoint para mejorar la gesti\u00f3n de procesos:<\/p>\n

Env\u00edo de correo al tramitar un pedido<\/h3>\n

El simple hecho de cambiar una propiedad de un pedido (y marcarlo como enviado, por ejemplo) puede desencadenar una serie de acciones autom\u00e1ticas<\/b>, como el env\u00edo de correos con un texto y formato predeterminado.<\/p>\n

Se permite capturar cualquier cambio <\/b>que se produzca en un sitio, biblioteca, lista, documento o elemento: creaci\u00f3n, borrado, modificaci\u00f3n, desprotecci\u00f3n, etc.<\/p>\n

Seguimiento de un proceso legal<\/h3>\n

Procesos con tareas anidadas. Cuando el usuario finaliza una tarea, el proceso asigna autom\u00e1ticamente la siguiente al usuario correspondiente, evitando errores humanos y p\u00e9rdida de informaci\u00f3n<\/b>.<\/p>\n

Se pueden implementar controles de evidencias (el flujo no contin\u00faa hasta comprobar que hay un documento generado), avisos por correo electr\u00f3nico ante asignaci\u00f3n de nueva tarea o sincronizaci\u00f3n con Outlook<\/b>, entre otras acciones, haciendo m\u00e1s f\u00e1cil y atractivo<\/b> el flujo para los usuarios.<\/p>\n

Aprobaci\u00f3n de facturas de compra<\/h3>\n

El motor de flujos de trabajo proporciona conexiones v\u00eda API\/REST <\/b>(servicios web) con cualquier herramienta que exponga una capa de conexi\u00f3n o con cualquier herramienta con la que se integre totalmente, como Dynamics 365.<\/p>\n

Puede implementarse un flujo que realice acciones concretas, como puede ser la aprobaci\u00f3n de una factura o la generaci\u00f3n de un contrato en cualquier ERP preparado para ello, sin necesidad de acceder al propio ERP<\/b>.<\/p>\n

Microsoft PowerApps en SharePoint<\/h2>\n

Junto con Flow,\u00a0permite dise\u00f1ar aplicaciones m\u00f3viles en Office365 <\/b>para gestionar procesos. Algunos de estos procesos \u00fatiles para empresas son:<\/p>\n

Gesti\u00f3n de vacaciones<\/h3>\n

Con PowerApps se puede construir una aplicaci\u00f3n para que los usuarios puedan realizar la petici\u00f3n de sus vacaciones v\u00eda dispositivo m\u00f3vil.<\/p>\n

Gesti\u00f3n de visitas comerciales<\/h3>\n

Las visitas comerciales suelen generar un informe de visita comercial en base a la informaci\u00f3n recogida durante la vista. Con una aplicaci\u00f3n m\u00f3vil, el usuario puede registrar la visita sin necesidad de estar en la oficina o delante de un ordenador.<\/p>\n

C\u00f3digo personalizado – Sharepoint Framework<\/h2>\n

Si el proceso a implementar necesitara una l\u00f3gica especial o tuviese una complejidad extrema la plataforma permite utilizar c\u00f3digo personalizado (SharePoint Framework<\/b>) para cubrir cualquier necesidad funcional.<\/p>\n

 <\/p>\n

En definitiva, el abanico que ofrece SharePoint para implementar procesos de negocio es tan amplio y tan variado como los distintos procesos que podemos encontrarnos en cualquier organizaci\u00f3n. En Hiberus somos expertos en SharePoint<\/strong>,<\/a> \u00bfte ayudamos?\u00a0?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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