La incorporaci\u00f3n de las nuevas tecnolog\u00edas a la gesti\u00f3n documental de una organizaci\u00f3n, al igual que en otras \u00e1reas, debe suponer una ventaja competitiva. Como todo cambio, se parte de la asignaci\u00f3n de una partida de inversi\u00f3n con el objetivo de tener un retorno.<\/p>\n
Este art\u00edculo pretende ser un punto de reflexi\u00f3n previo a embarcarse en un proyecto que puede llegar a involucrar a todos los estamentos.<\/p>\n
Los objetivos<\/strong> que se deben cumplir con la implantaci\u00f3n de un gestor documental son:<\/p>\n 1)\u00a0\u00a0 \u00a0Para todos los miembros de la organizaci\u00f3n, se debe facilitar el trabajo diario. Para esto, el sistema debe ser usable, flexible y orientado a la colaboraci\u00f3n. Se debe garantizar una mejora en la eficacia y eficiencia en las tareas que no aportan valor a la compa\u00f1\u00eda, como son la creaci\u00f3n, consulta, localizaci\u00f3n y modificaci\u00f3n de documentos.<\/p>\n 2)\u00a0\u00a0 \u00a0Para el departamento de Inform\u00e1tica \/ Sistemas, debe ser un repositorio de documentos seguro para aquellos que la Direcci\u00f3n considere relevantes, incluyendo rigurosos controles de usuarios, copias de seguridad, versiones, etc.<\/p>\n 3)\u00a0\u00a0 \u00a0Para el departamento de Marketing \/ Comunicaci\u00f3n \/ RRHH , debe ser una oportunidad para crear, gestionar y publicar contenido en web, permitiendo definir flujos de publicaci\u00f3n, control de versiones y entornos disponibles.<\/p>\n Para cumplir estos objetivos se debe realizar un trabajo de an\u00e1lisis de requerimientos con los diferentes departamentos para involucrarlos en el proyecto desde el principio. Los usuarios deben percibir que se va a producir una mejora en los procesos actuales, que va a permitir aumentar el valor en las actividades que desempe\u00f1an.<\/p>\n Un objetivo adicional debe ser la f\u00e1cil integraci\u00f3n con otros sistemas ya existentes , como puede ser el ERP, CRM, Finanzas, etc.<\/p>\n Para implantar un gestor documental<\/strong>, recomendamos seguir algunos de los principios de La Norma ISO 15489. La\u00a0 adaptaci\u00f3n a esta norma debe ser iterativa incremental en funci\u00f3n de los resultados obtenidos y las necesidades detectadas en el proceso.<\/p>\n Consideraciones a La Norma ISO 15489:<\/p>\n Todas las organizaciones necesitan identificar el entorno normativo que afecta a sus actividades y los requisitos para documentar sus actividades. Las pol\u00edticas y los procedimientos de las organizaciones deber\u00edan reflejar la aplicaci\u00f3n del entorno normativo en sus procesos de negocio. Una organizaci\u00f3n deber\u00eda poder probar a trav\u00e9s de sus documentos de archivo que realiza sus actividades de acuerdo con el entorno normativo.<\/p>\n Para dise\u00f1ar e implantar sistemas sostenibles de gesti\u00f3n de documentos de archivo, resulta esencial contar con una metodolog\u00eda de dise\u00f1o e implementaci\u00f3n.<\/p>\n La metodolog\u00eda expuesta a continuaci\u00f3n no est\u00e1 concebida de un modo lineal. Las tareas pueden realizarse en diferentes etapas, de forma reiterada, parcial o gradualmente, de acuerdo con las necesidades de la organizaci\u00f3n:<\/p>\n Se recopila informaci\u00f3n de fuentes documentales y mediante entrevistas se identifica y documenta cada funci\u00f3n, actividad y operaci\u00f3n, estableciendo una jerarqu\u00eda entre ellas. De igual forma se identifica y documenta el flujo de los procesos y operaciones que las engloban.<\/p>\n Se recopila informaci\u00f3n de fuentes documentales y mediante entrevistas se identifican las necesidades de evidencia e informaci\u00f3n relativas a cada una de las funciones, actividades y operaciones de la organizaci\u00f3n que se deber\u00eda satisfacer mediante documentos de archivo. Los requisitos pueden derivarse de un an\u00e1lisis del entorno normativo de la organizaci\u00f3n y del riesgo que supondr\u00eda el no crear o no conservar los documentos. Se determina c\u00f3mo se puede satisfacer cada uno de los requisitos mediante los procesos de gesti\u00f3n documental. Por \u00faltimo se debe elegir para los documentos de archivo la estructura que se adapte mejor a cada funci\u00f3n, actividad u operaci\u00f3n.<\/p>\n Se debe Identificar y analizar los sistemas de gesti\u00f3n de documentos de archivo existentes y otros sistemas de informaci\u00f3n, con objeto de medir el grado de cumplimiento de los requisitos\u00a0 identificados.<\/p>\n Se identifican las estrategias tales como la adopci\u00f3n de pol\u00edticas, normativas, procedimientos y pr\u00e1cticas o el dise\u00f1o e implementaci\u00f3n de nuevos sistemas destinados a cumplir los requisitos. Las estrategias pueden aplicarse a cada uno de los requisitos por separado o conjuntamente. Las estrategias se deber\u00edan seleccionar en funci\u00f3n del nivel de riesgo derivado del incumplimiento de un determinado requisito, ya sea en la funci\u00f3n que el sistema de gesti\u00f3n de documentos de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya existentes o en la cultura corporativa en la que la estrategia deber\u00eda aplicarse con \u00e9xito.<\/p>\n Se dise\u00f1a el sistema de gesti\u00f3n de documentos de archivo que incorpore las estrategias, procesos y pr\u00e1cticas resultado de las fases anteriores. Se debe garantizar que el sistema de gesti\u00f3n de documentos de archivo apoye y no dificulte los procesos de negocio. No se debe descartar evaluar y, si es necesario, redise\u00f1ar los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de comunicaci\u00f3n para incorporar la gesti\u00f3n de documentos de archivo.<\/p>\n La implementaci\u00f3n de un sistema de gesti\u00f3n de documentos de archivo deber\u00eda realizarse de una forma sistem\u00e1tica, planificando el proyecto y utilizando la metodolog\u00eda adecuada para cada situaci\u00f3n, con el objetivo de integrar el funcionamiento de los sistemas de gesti\u00f3n de archivo en los procesos de negocio y sistemas asociados.<\/p>\n No se deben descuidar las actividades necesarias para implantar cualquier sistema inform\u00e1tico en la infraestructura de una organizaci\u00f3n. Se deben coordinar estas acciones con el Departamento de Sistemas correspondientes. De igual forma, se debe prever la ejecuci\u00f3n de un plan de formaci\u00f3n para los diferentes niveles de usuarios de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n Recopilar informaci\u00f3n acerca del rendimiento del sistema de gesti\u00f3n de documentos de archivo como un proceso integral y continuo. Esto se puede realizar entrevistando a los directivos y a los empleados clave mediante cuestionarios, observando el sistema en funcionamiento, examinando los manuales de procedimiento, el material de formaci\u00f3n y el resto de la documentaci\u00f3n, y llevando a cabo verificaciones aleatorias de la calidad de los documentos de archivo y de las medidas de control. Revisar y evaluar el rendimiento del sistema, poner en marcha y supervisar las acciones correctoras y establecer un r\u00e9gimen de supervisi\u00f3n continua y de evaluaci\u00f3n peri\u00f3dica.<\/p>\n A continuaci\u00f3n, se describen algunas de las consideraciones que se deben abordar en la fase de an\u00e1lisis e identificaci\u00f3n de requisitos descritos anteriormente:<\/p>\n En Hiberus contamos con un software de gesti\u00f3n documental, Atlas Automate<\/a><\/strong>, que permite centralizar, organizar y tener una visi\u00f3n completa de todos los contratos de la empresa en una \u00fanica plataforma. Solicita una demo de nuestra soluci\u00f3n y descubre c\u00f3mo puede ayudarte a mejorar la eficiencia, la seguridad y la productividad en tu empresa.<\/p>\n \u00bfQuieres m\u00e1s informaci\u00f3n sobre nuestro software de gesti\u00f3n documental?<\/p>\n Contacta con nuestro equipo de Atlas Automate<\/p>\n <\/div>\n <\/p> Metodolog\u00eda<\/strong><\/h2>\n
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An\u00e1lisis de las actividades de la organizaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n
Identificaci\u00f3n de los requisitos<\/strong><\/h3>\n
Evaluaci\u00f3n de los sistemas existentes<\/strong><\/h3>\n
Identificaci\u00f3n de estrategias para cumplir los requisitos<\/strong><\/h3>\n
Dise\u00f1o de un sistema de gesti\u00f3n de documentos de archivo<\/strong><\/h3>\n
Implementaci\u00f3n de un sistema de gesti\u00f3n de documentos de archivo<\/strong><\/h3>\n
Implantaci\u00f3n y formaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n
Revisi\u00f3n posterior a la implementaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n
\u00bfPor d\u00f3nde empezar?<\/strong><\/h2>\n
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