\u00bfRealmente necesitas migrar a SharePoint todo tu sistema de archivos?<\/h2>\n
Si esta pregunta la planteamos a los usuarios finales, la respuesta siempre va a ser: \u201cHay que guardarlo todo, por si acaso luego lo necesitamos\u201d ?. Sin embargo, debemos hacer un ejercicio previo de revisi\u00f3n para limpiar y discriminar lo que realmente es necesario<\/strong> migrar.<\/p>\n No es necesario mantener la misma estructura de archivos<\/strong> actual. Para implementar una estructura eficaz debemos empezar a pensar en la forma de trabajar con SharePoint y que, trasladado a nuestra \u201cvida real\u201d, podr\u00eda resumirse en lo siguiente:<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Es importante pararse a pensar en c\u00f3mo configurar y organizar sitios y bibliotecas:<\/strong> por ejemplo, se pueden utilizar bibliotecas por proyecto en un sitio de grupo o bibliotecas por producto en un sitio de proyecto. Las posibilidades son infinitas y las herramientas para trabajar con documentos en SharePoint tambi\u00e9n, as\u00ed que es conveniente tener claro c\u00f3mo se van a utilizar cada una de ellas.<\/p>\n Para plantear y crear una nueva estructura funcional es importante pensar en qu\u00e9 documentos son de trabajo diario<\/strong>, que no vamos a compartir con nadie y que pueden estar organizados a nuestro criterio, y qu\u00e9 documentos que s\u00ed que necesitamos publicar o compartir<\/strong>.<\/p>\n <\/p>\n El control de versiones es, sin duda, una de las herramientas m\u00e1s \u00fatiles en SharePoint: permite ver qu\u00e9 cambios se han producido en los documentos, mostrando el n\u00famero de versi\u00f3n y tama\u00f1o de cada documento, qui\u00e9n y cu\u00e1ndo realiz\u00f3 el \u00faltimo cambio y ver y\/o restaurar cualquier versi\u00f3n anterior.<\/p>\n \u00bfQu\u00e9 ocurre si necesito trabajar en exclusiva con un documento y que nadie m\u00e1s lo pueda modificar mientras tanto? La caracter\u00edstica de protecci\u00f3n y desprotecci\u00f3n lo permite: permite la edici\u00f3n de un documento para un usuario concreto que debe volver a \u201cprotegerlo\u201d o publicarlo al terminar de trabajar con \u00e9l para hacerlo visible al resto. <\/p>\n La coautor\u00eda permite editar un mismo documento por varios usuarios al mismo tiempo. Permite, en ciertos casos, ver lo que otros usuarios est\u00e1n modificando \u201cen vivo\u201d, mostrando un cursor con el nombre del usuario que est\u00e1 realizando el cambio, o ver los cambios que se han producido al actualizar el contenido. Est\u00e1 disponible para documentos Word, Excel, PowerPoint y OneNote.<\/p>\n <\/p>\n \u00bfQu\u00e9 ocurre si, adem\u00e1s de mi organizaci\u00f3n por carpetas, necesito categorizar mis documentos<\/strong>? Por ejemplo, clasificar documentaci\u00f3n por tipo de documento, por a\u00f1o o por producto. La organizaci\u00f3n por carpetas, en este caso, no ser\u00eda suficiente ni efectiva, por lo que deber\u00edamos utilizar metadatos para etiquetar documentos y que nos sirvan, posteriormente, para filtrar o buscar.<\/p>\n Es necesario dedicar tiempo y esfuerzo en analizar los metadatos necesarios para cada tipo de documento. Hacerlo de forma arbitraria puede marcar la diferencia entre tener un gestor documental funcional o, todo lo contrario.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Uno de los puntos imprescindibles ser\u00e1 como buscar documentos en SharePoint<\/strong>. La b\u00fasqueda es un punto muy importante y complejo y, para explotarla al m\u00e1ximo, es necesario saber c\u00f3mo configurarla. SharePoint permite configurar \u00e1mbitos de b\u00fasqueda, para acotar los or\u00edgenes de datos en los que buscar, y paneles de refinadores, metadatos navegables que permiten ir filtrando los resultados de b\u00fasqueda obtenidos.<\/p>\n <\/p>\n Las bibliotecas de documentos<\/strong> permiten filtrar, ordenar y agrupar archivos por metadatos para ver la documentaci\u00f3n que necesitas ver, c\u00f3mo deseas verla. Por ejemplo, puede ser com\u00fan que un usuario necesite ver la documentaci\u00f3n de una biblioteca de \u201cActas\u201d agrupada por a\u00f1o y ordenada por departamento mientras que para otro resulte mucho m\u00e1s intuitiva una vista agrupada por departamento y ordenada por a\u00f1o.<\/p>\n SharePoint permite guardar esa configuraci\u00f3n en lo que, en SharePoint, se denominan \u201cvistas\u201d p\u00fablicas o personales (solo disponibles para el usuario que la crea).<\/p>\n <\/p>\n \u00bfC\u00f3mo puedo estar al tanto de los cambios que se producen en los documentos m\u00e1s relevantes de mi organizaci\u00f3n?<\/strong> \u00bfO saber si alguien ha modificado alg\u00fan archivo que yo he creado? SharePoint permite la suscripci\u00f3n a alertas para que, ante cualquier cambio en una biblioteca o archivo, se reciban correos electr\u00f3nicos autom\u00e1ticos y personalizables que informan del cambio.<\/p>\n Como buena pr\u00e1ctica, especial atenci\u00f3n a cu\u00e1ntas alertas nos suscribimos: se trata de recibir notificaciones \u00fatiles y no de terminar configurando reglas para mover esos avisos a una carpeta y no prestarles atenci\u00f3n.<\/p>\n Hay muchas otras caracter\u00edsticas y opciones igual de interesantes que podr\u00edamos comentar sobre la Gesti\u00f3n documental y SharePoint. Por ello, es importante entender que, para obtener un gestor documental que cumpla nuestras expectativas funcionales, es necesario dedicar tiempo a ver qu\u00e9 necesitamos y c\u00f3mo lo necesitamos<\/strong>.<\/p>\n SharePoint se integra con nuestro software de gesti\u00f3n documental, Atlas Automate<\/strong><\/a>, para simplificar los procesos contractuales, mejorar la comunicaci\u00f3n y la coordinaci\u00f3n, y garantizar el cumplimiento de las pol\u00edticas de seguridad de la empresa. De esta manera, se obtienen funcionalidades y ventajas como las siguientes:<\/p>\n En hiberus analizamos, definimos e implementamos la mejor experiencia para tu gestor documental en SharePoint. Somos proveedores de SharePoint<\/a> y Office 365. Si tienes alguna duda, no dudes en preguntarnos, seguro que podemos ayudarte. Y, si quieres saber m\u00e1s sobre nuestra soluci\u00f3n de gesti\u00f3n documental<\/a>, solicita una demo y te ense\u00f1aremos todo lo que puede ofrecerte.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" \u201c\u00bfPuedo utilizar SharePoint como mi gestor documental, sustituyendo mi actual repositorio de documentos?\u201d, \u201c\u00bfQu\u00e9 beneficios puedo obtener por centralizar mi gesti\u00f3n documental…<\/p>\n","protected":false},"author":30,"featured_media":10847,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_ayudawp_aiss_exclude":false,"footnotes":""},"categories":[7,240,10],"tags":[216,71,217,87],"class_list":{"0":"post-10839","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-next-tech","8":"category-trabajo-digital","9":"category-soluciones","10":"tag-atlas-automate","11":"tag-sharepoint","12":"tag-software-de-gestion-documental","13":"tag-soluciones-microsoft"},"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10839","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/users\/30"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10839"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10839\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":33003,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10839\/revisions\/33003"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/media\/10847"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10839"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10839"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10839"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}\n
<\/h2>\n
\u00bfSe va a mantener mi actual estructura de archivos?<\/h2>\n
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<\/p>\n\u00bfQu\u00e9 caracter\u00edsticas ofrece SharePoint?<\/strong><\/h2>\n
1. Control de versiones<\/h3>\n
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<\/p>\n2. Protecci\u00f3n y desprotecci\u00f3n<\/h3>\n
\nEs necesario e importante analizar cu\u00e1ndo una biblioteca debe configurase para utilizar esta funcionalidad porque contradice los principios b\u00e1sicos de colaboraci\u00f3n, aunque puede ser \u00fatil en algunos escenarios.<\/p>\n3. Coautor\u00eda<\/h3>\n
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<\/p>\n4. Metadatos<\/h3>\n
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<\/p>\n5. B\u00fasquedas<\/h3>\n
6. Vistas<\/h3>\n
![\"Vistas](\"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/06.png\" "\\"Vistas")
<\/p>\n7. Alertas<\/h3>\n
SharePoint y Atlas Automate<\/h2>\n
\n