{"id":10829,"date":"2019-06-13T13:00:48","date_gmt":"2019-06-13T11:00:48","guid":{"rendered":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/?p=10829"},"modified":"2023-11-28T12:51:15","modified_gmt":"2023-11-28T11:51:15","slug":"consejos-migracion-a-sharepoint","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/consejos-migracion-a-sharepoint\/","title":{"rendered":"Consejos a tener en cuenta en una migraci\u00f3n a Sharepoint"},"content":{"rendered":"<p>La forma en la que una organizaci\u00f3n guarda su documentaci\u00f3n suele ir evolucionando de la misma manera que lo hace su negocio. El escenario m\u00e1s com\u00fan que solemos encontrar es que la organizaci\u00f3n haya empezado a almacenar su documentaci\u00f3n en un sistema de archivos en red, creando distintos niveles de carpetas jer\u00e1rquicas: por departamento, por \u00e1rea, por a\u00f1o, por proyecto, etc.<\/p>\n<p>Inicialmente puede ser una opci\u00f3n v\u00e1lida, pero ante el aumento de negocio y documentaci\u00f3n, empiezan a aparecer los primeros \u201cproblemas\u201d: alta dedicaci\u00f3n para administrar el sistema, complicaciones en la gesti\u00f3n de permisos, dificultad para encontrar documentaci\u00f3n y nulo control de cambios y versiones, entre otros.<\/p>\n<p>Y, junto con estos \u201cproblemas\u201d, la b\u00fasqueda de soluciones. En anteriores entradas de este blog os hemos hablado de los <a href=\"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/elegir-sharepoint-como-gestor-documental\/\">beneficios de SharePoint\u00a0 para una gesti\u00f3n documental<\/a> f\u00e1cil, sencilla y muy potente, pero <strong>\u00bfc\u00f3mo comenzamos? \u00bfcu\u00e1les son los pasos m\u00e1s id\u00f3neos para una migraci\u00f3n a SharePoint?<\/strong><\/p>\n<h2>Preparando la migraci\u00f3n a SharePoint: an\u00e1lisis inicial del entorno actual<\/h2>\n<p>Antes de comenzar la migraci\u00f3n es necesario realizar un an\u00e1lisis del entorno actual para conocer:<\/p>\n<ul>\n<li>Qu\u00e9<strong> tipos de documentos<\/strong> hay almacenados<\/li>\n<li><strong>C\u00f3mo est\u00e1n estructurados<\/strong><\/li>\n<li><strong>Qu\u00e9 es necesario migrar<\/strong> y qu\u00e9 ha quedado obsoleto<\/li>\n<li>Qui\u00e9n es el <strong>propietario de la documentaci\u00f3n<\/strong> y con qui\u00e9n la comparte (modo colaboraci\u00f3n\/lectura).<\/li>\n<li>Qu\u00e9 mejoras o <strong>nuevas funcionalidades<\/strong> podemos aplicar<\/li>\n<\/ul>\n<p>Este an\u00e1lisis previo, fundamental para que la migraci\u00f3n sea un \u00e9xito, marcar\u00e1 las pautas para la definici\u00f3n de la arquitectura necesaria para la configuraci\u00f3n inicial de nuestra plataforma SharePoint, permitiendo definir:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Topolog\u00eda de la granja<\/strong>: n\u00famero de servidores y dimensionamiento, para entornos onPremise.<\/li>\n<li><strong>Aplicaciones web, Colecciones de sitio y Sitios<\/strong><\/li>\n<li><strong>Servicios<\/strong>: servicio de metadatos administrados, servicio de sincronizaci\u00f3n de perfiles de usuario, servicio de b\u00fasqueda\u2026<\/li>\n<li><strong>Grupos de usuarios<\/strong><\/li>\n<li><strong>Listas y bibliotecas<\/strong><\/li>\n<li><strong>Columnas de sitio y Tipos de contenido<\/strong><\/li>\n<li><strong>Flujos y Eventos<\/strong>: flujos de aprobaci\u00f3n, alertas, l\u00f3gica de negocio.<\/li>\n<li>Posibles <strong>integraciones con terceros<\/strong>: integraciones con ERP corporativo, ERP de RRHH\u2026<\/li>\n<li><strong>Herramientas y soluciones adicionales<\/strong>: posibles herramientas de terceros o desarrollos necesarios para cubrir todas las necesidades funcionales que no ofrezca la plataforma de forma nativa.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>\u00bfListos para migrar a SharePoint? Confirmaci\u00f3n de la estructura definida<\/h2>\n<p>Quien mejor puede darnos una visi\u00f3n detallada de la forma y m\u00e9todo de trabajo de la plataforma son los propietarios de la informaci\u00f3n y\/o documentaci\u00f3n. Ser\u00e1 necesario definir ciertos \u201cUsuarios clave\u201d por \u00c1rea\/Departamento que nos sirvan de apoyo para validar la informaci\u00f3n recopilada y:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Revisar documentaci\u00f3n \u00fatil y viva<\/strong>: es posible que haya documentaci\u00f3n que se haya quedado obsoleta y no sea necesario migrar.<\/li>\n<li><strong>Revisar documentaci\u00f3n que surge de plantillas<\/strong> y\/o que necesiten tener un formato espec\u00edfico.<\/li>\n<li><strong>Revisar el uso de listas<\/strong>: suelen existir documentos Excel que son simples listados, trasladables a una lista pudiendo aprovechar los beneficios de \u00e9stas.<\/li>\n<li><strong>Confirmar la estructura inicial planteada<\/strong> (sitios, listas, bibliotecas, grupos de usuario) y ajustarla a sus requerimientos espec\u00edficos.<\/li>\n<li><strong>Definir plan de migraci\u00f3n<\/strong>: qu\u00e9 documentaci\u00f3n es m\u00e1s cr\u00edtica o importante, con qu\u00e9 documentaci\u00f3n comenzar seg\u00fan necesidades, \u2026<\/li>\n<li>Explicar y definir c\u00f3mo trabajar en la nueva plataforma.<\/li>\n<\/ul>\n<p>T\u00e9cnicamente, en este punto, ser\u00e1 necesario definir:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Metadatos por cada tipo de documento<\/strong>: informaci\u00f3n para categorizarlos y etiquetarlos.<\/li>\n<li><strong>B\u00fasquedas y refinadores<\/strong>: etiquetas por las que buscar.<\/li>\n<li><strong>Flujos de trabajo<\/strong> espec\u00edficos para implementar l\u00f3gica de negocio del \u00e1rea o departamento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es importante remarcar que uno de los puntos fundamentales que pueden hacer fracasar un proyecto de migraci\u00f3n es no planificar una correcta gesti\u00f3n del cambio. Los usuarios van a empezar a trabajar de una forma totalmente distinta a como est\u00e1n acostumbrados, por lo que explicarles c\u00f3mo es esta nueva forma de trabajo, qu\u00e9 beneficios van a obtener y acompa\u00f1arlos en este paso, es, sin duda, fundamental.<\/p>\n<h2><\/h2>\n<h2>Configuraci\u00f3n de nuevo entorno y migraci\u00f3n a SharePoint<\/h2>\n<p>Con toda la informaci\u00f3n necesaria recopilada y validada por usuarios finales, es momento de comenzar a configurar el nuevo entorno y dejarlo preparado para la migraci\u00f3n:<\/p>\n<ul>\n<li>Instalaci\u00f3n y configuraci\u00f3n del entorno SharePoint: entornos online (Office 365) u onPremise (SharePoint Server).<\/li>\n<li>Instalaci\u00f3n y configuraci\u00f3n de servidor de base de datos<\/li>\n<li>Plan de copias de seguridad y respaldo<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00a1Ahora s\u00ed est\u00e1 todo listo para comenzar la migraci\u00f3n!<\/p>\n<p>Volveremos a necesitar el apoyo de nuestros \u201cUsuarios clave\u201d para que, junto a nosotros:<\/p>\n<ul>\n<li>Informar de los sitios migrados, posibles tiempos de inactividad del viejo\/nuevo entorno durante la migraci\u00f3n y plazos previstos.<\/li>\n<li>Obtener feedback de los usuarios para apoyar cualquier punto problem\u00e1tico.<\/li>\n<li>Y, como hemos hecho hincapi\u00e9 antes, proporcionar la mejor experiencia posible a los usuarios durante y tras la migraci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>En Hiberus somos <strong><a href=\"https:\/\/www.hiberus.com\/enterprise-efficiency\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">proveedores de Microsoft SharePoint<\/a><\/strong>. tenemos el conocimiento y la capacidad para analizar, dise\u00f1ar y acompa\u00f1arte en el proceso completo de migraci\u00f3n a SharePoint. <em><strong>\u00bfPodemos ayudarte?<\/strong><\/em> ?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La forma en la que una organizaci\u00f3n guarda su documentaci\u00f3n suele ir evolucionando de la misma manera que lo hace su negocio&#8230;.<\/p>\n","protected":false},"author":30,"featured_media":11007,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_ayudawp_aiss_exclude":false,"footnotes":""},"categories":[7,240],"tags":[71,87],"class_list":{"0":"post-10829","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-next-tech","8":"category-trabajo-digital","9":"tag-sharepoint","10":"tag-soluciones-microsoft"},"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10829","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/users\/30"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10829"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10829\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":15311,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10829\/revisions\/15311"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/media\/11007"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10829"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10829"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.hiberus.com\/crecemos-contigo\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10829"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}