SharePoint es la herramienta de Microsoft que se desarrolló hace unos años para afrontar el gran reto de la colaboración y el trabajo en equipo dentro de la empresa. Este software es una plataforma estratégica que recopila y presta servicio a todo tipo de contenido, funcionando como una herramienta de colaboración y administración de documentos de Microsoft a través de una estrategia de software de servicio en su núcleo. Este producto, se ofrece en la nube como parte del paquete Office 365 y se le conoce como SharePoint Online; o bien en su versión local como SharePoint Server 2016.
En su versión de 2016, SharePoint ha implementado mejoras para optimizar el uso y la administración de contenido durante todo el ciclo de vida de la información. Forrester, una de las mayores empresas independientes de investigación de mercados que brinda asesoramiento tecnológico, ha señalado a Microsoft SharePoint como líder, en su informe The Forrester Wave™, que proporciona comparaciones de productos y servicios de diferentes proveedores de contenido empresarial, en el segundo trimestre de 2017.
Para Forrester, algunas características como eDiscovery, gráficos sociales y análisis, son el principal foco para los clientes. Sharepoint 2016 ha permitido dar el cambio definitivo gracias a evolucionar de la ECM tradicional a poder ofrecer servicios de contenido transaccional de alto volumen (como los que admiten el procesamiento de tarjetas de crédito). Esto les ha permitido a las organizaciones de primer nivel migrar todo su contenido a los servicios en la nube.
Principales servicios de contenido Sharepoint
Los nuevos servicios de contenido de SharePoint reflejan un conjunto de funciones mejoradas respecto a la gestión de contenido empresarial tradicional. Ahora, los servicios de contenido que ofrece Sharepoint se centran en los usuarios, ya que permite tanto la administración personal (copiar, mover, aplicar hashtags) como la administración empresarial (gestión de la información, retención de registros o la administración del ciclo de vida de la información). Además las directivas y la seguridad protegen el contenido a lo largo de todo su ciclo de vida. En su nueva versión, SharePoint tiene una increíble escalabilidad de hasta 30 billones de documentos y hasta 12,5 EB en un solo espacio empresarial de SharePoint Online. OneDrive y SharePoint también heredan nuestras funciones de Office 365 para crear etiquetas de directivas de retención y registro que se pueden aplicar a cualquier contenido (de manera interactiva o mediante la coincidencia de un conjunto conocido de huellas digitales de contenido).
Creación
La velocidad del contenido conlleva que los documentos deben estar desde el primer momento ya administrados. Las nuevas funciones de SharePoint y OneDrive están diseñadas para permitir lo siguiente:
- Crear un documento mediante Office Lens para compartirlo en OneDrive para la Empresa y SharePoint.
- Usar las funciones de copiar y mover para publicar ese documento en el sitio de grupo de SharePoint y en sus miembros de grupo.
- Usar tipos de contenido de SharePoint para asegurarse de que los documentos nuevos “nacen” con plantillas, metadatos enriquecidos y directivas de retención.
OneDrive para la Empresa es el mejor lugar para almacenar y administrar tus documentos, ya que pone a tu disposición el concepto “Mis documentos” en cualquier dispositivo. A medida que compartes archivos y colaboras con otras personas, el contenido evoluciona y va ganando velocidad. Cuando el proceso haya finalizado, puedes llevar el contenido fácilmente a SharePoint para publicarlo y almacenarlo permanentemente.
Coordinación
El contenido incluido en SharePoint se conserva en bibliotecas de documentos modernas, lo que permite estructurar con facilidad vistas dinámicas y enriquecidas gráficamente del contenido y los metadatos. El servicio de metadatos administrados de SharePoint ofrece una manera centralizada de etiquetar y clasificar la información. El proceso de etiquetar y personalizar la vista puede llevarse a cabo desde la pantalla principal de la biblioteca, lo que ahorra muchos pasos para abrir una pantalla de edición de propiedades.
Los documentos incluidos en bibliotecas se pueden compartir fácilmente con Grupos de Office 365 y reutilizarse en otras aplicaciones de colaboración, como Microsoft Teams. Además, puede usarse Microsoft Flow para automatizar acciones comunes, como recopilar datos adjuntos de correos electrónicos o distribuir documentos para que los revise el equipo.
Protección
SharePoint se basa en una larga tradición de funciones que admiten el gobierno del ciclo de vida de la información, la administración de recursos y eDiscovery. Entre las funciones nuevas, desarrolladas como parte de nuestro compromiso continuo con el conjunto de aplicaciones de Office 365, se encuentran las siguientes:
- Information Rights Management: los archivos pueden cifrarse mediante Azure Information Protection/Rights Management Service y siguen pudiendo usarse en puntos de conexión admitidos, incluidos exploradores, clientes enriquecidos y clientes móviles de Office.
- Etiquetas de retención de documentos de Office 365: esta nueva función permite que un administrador defina centralmente una etiqueta de directiva en el Centro de seguridad y cumplimiento para aplicar directivas de retención y eliminación de documentos. Las etiquetas se pueden establecer mediante código, valores predeterminados o acciones del usuario, y pueden aplicarse automáticamente en función de tipos de información confidencial o palabras clave.
- Prevención de pérdida de datos (DLP): el Centro de seguridad y cumplimiento ofrece un punto central para definir directivas para 81 tipos de información predefinidos, como datos financieros de la Unión Europea, y crear otros tipos de información personalizados. Cuando se detectan estos tipos, los usuarios pueden recibir una recomendación sobre la directiva, o incluso es posible bloquearlos automáticamente para impedirles compartir o distribuir información confidencial según la definición de directiva dinámica.
- Auditoría: cuando se combina con la auditoría unificada en implementaciones híbridas de SharePoint 2016, Office 365 puede proporcionar un registro integrado de acciones del usuario y del administrador en el contenido para ubicaciones de SharePoint y OneDrive locales y basadas en la nube.
Recolección
El contenido no debe guardarse, almacenarse y administrarse simplemente para llenar el espacio de almacenamiento. La ECM tradicional suele finalizar con la eliminación o la retención de los documentos. En nuestra opinión, los servicios de contenido modernos son cíclicos. El contenido existe con vistas a una finalidad empresarial futura, como proporcionar información sobre una decisión relacionada, explicar un contexto histórico o generar el siguiente ciclo de creación de contenidos.
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